采购订单签订前的准备工作：界定和描述需求
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描述需求是在提出需求的基础上，对需要采购的商品或服务有一个准确的描述。准确地描述所需商品或服务是采购部门和使用者，或是跨职能采购团体的共同责任。未来的市场情况对物资采购是非常重要的，因而采购部门和提出具体需求的部门在确定需求的早期阶段进行交流很重要。又由于在具体的规格交给供应商之前，采购部门是对它进行把关的最后一个部门，因而采购部门需要对它进行最后一次检查。任何关于采购事项的描述的准确性方面的问题都应该请采购者或采购团队进行咨询。采购的成功始于采购需求的确定，应制定恰当的办法来保证明确对供应品的需求，更重要的是让供应商准确地理解。
1．界定和描述需求
如果不了解使用部门到底需要什么，采购部门不可能进行采购。出于这个目的，就必然要对所申请采购的需求品、物品、商品和服务有一个准确的描述。准确地描述所需的物品和服务是采购部门或是使用者共同的责任。
如果通过某种调整，公司可能获得更好的满足，那采购者就应该对现存的规格要求提出质疑。当所需要的物品在市场上处于短缺状态时，只能采用替代品，这就是一个明显的例子。由于未来的市场情况起着很重要的作用，因此，采购部门和提出具体需求的部门在确定需求的早期阶段进行密切的交流就有重要意义。否则，轻者由于需求描述不够准确而导致浪费时间；重者，会产生严重的财务后果并导致供应的中断，公司内部关系恶化，丧失产品或服务改进的机会，或是失去供应商的尊重和信任。
由于在具体的规格要求交给供应商之前，采购部门是能见到它的最后一个部门，因而，很明显，需要对其最后检查一次。如果采购部门的人员对申请采购的产品或服务不熟悉，这种检查就不可能产生实效。任何关于请购事项的描述的准确性方面的问题都应该向请购者或采购团队进行咨询，采购部门不能单方面想当然地处理。
2．如何界定和描述需求
用来描述所需物品或服务的字眼应该统一，为了避免误解应制定合适的名词手册。确保词汇的统一性的一个最有效的方法是在采购部门保留一份文件，列出经常购买物品的名称。这类文件一般的保管方法是企业同时保管总目录和库存目录，总目录列出所有使用的项目，而库存目录包括所有在库的物品，这些目录可以做成活页或是制成卡片，或者在计算机中建立数据库。这类目录如果能被完善地规划并得到精心的维护，那么对于企业中物品描述的一致性会有很大的推动作用。这也有助于减少采购申请呻出现异乎寻常的尺寸等级要求，并且它还能方便会计和仓储部门的工作。不过，如果这类目录不能被周到地规划、维护并投入实际使用，那么它们只能带来混乱和金钱的浪费，不会有任何作用。
以下内容应该包括在申请中：
①日期。
②编号（以便于区分）。
③申请的发出部门。
④涉及的金额。
⑤对于所需物料本身的完整描述以及所需数量。
⑥物料需要的日期。
⑦任何特殊的发送说明。
⑧授权申请人的签字。