采购管理理论：采购的过程
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采购过程因企业采购产品的不同而有很大不同。对服务的管理与对原材料和辅助材料的管理有所不同，同时原材料和辅助管理又属于技术部分。任何一个企业都要以不同的程度和方式执行以下9个基本采购步骤。采购方式由购买的产品、采购经理的能力及采购的方式而定。
以下是采购过程的步骤：
确认需求 当企业的某个人认识到有需求进而去投入时，比如有材料、供应商或服务等来满足这一需求或者支持企业每天的运营活动，采购便开始了。我们应认识到需求的存在是所采购产品的人的职责，例如，生产部门的经理有责任知道何时需要多少零部件。生产部门经理的职责是识别并传达需求，以使采购行为准确并且及时。管理工作做得较好的企业一般都有采购政策或者程序手册，、用来指导企业的管理者和采购部门的合作。今天，很多标准化的生产需求会通过一个计算机生产控制程序传达，这个程序能够监控存货水平和再订货点。然而，一个明确的指导原则应该是使新的、独特的和一次性的采购得到准确的传达。
描述需求 为保证在正确的时间得到正确的产品，使用者必须向采购方明确表达特殊的需求，通常是通过采购请求。采购请求包括以下信息：产品的描述；提出请求的部门；负责人的签名；购买的数量以及送达的时间和地点。这些信息都应该明确地表述出来以确保购买过程尽可能地顺利进行。例如，送达时间应该具体到某天的某时，而不应该是“尽快”。如果产品在四周内不需要，使用者就应表明是四周而不是两周以保证产品“按时”得到。两周的压缩时间可能导致较高的价格，而这对于“按时”送达货物是没有必要的。实际的、准确的信息对于减少混乱、建立良好的工作环境是必需的。由于购买必须准确表达出需要什么，进而能挑选正确的供应商并将需求准确地传达给供应商，所以需求的表述显得格外重要。对于某种产品的购买经验越少，对它的描述就应该越清晰、具体。
供应商的选择和发展 一旦采购方理解了消费者购买产品的需求，下一步就是尽量找到最好的供应商。在购买过程中，供应商的选择是很重要的一步，“采购部门的成功取决于它在确定和发展供应商，考察供应商（卖主）的实力，然后选择正确的供应商（卖主）上”。由于采购的职责是以最好的服务、最低的总成本提供最高质量的产品，所以供应商的选择应基于以上的要求。判断一个好的供应商的实际操作过程依照购买产品的不同而不同。对大多数企业来说都存在下面这个相同的基本关系：主要零部件的供应商如发动机、控制面板这些要经过认真检验的产品的供应商，比辅助材料的供应商受到更多的关注。一般来说，购买产品的价值越大或对最终产品影响越大，供应商的选择就越重要。选择供应商的基本程序包括以下4步：识别、评估、认可和监控。识别应从回顾采购资料开始，列出潜在供应商的名单。这些资料包含了过去几年所有供应商的信息。供应商的名字经常出现在本企业或别的企业合同中，比如采购和销售经理那里。附加的信息可以从出版商和供应商的指南手册中得到。例如，托马斯美国制造商名单(
www.thomospublishing. com)几乎包括了美国所有产品的制造商，该名单大约50000页，列举了150000多个公司。名单中不包括公司的任何业绩，也不包括国际供应商。在市场全球化的今天，最好的供应商可能不在美国国内。
确定名单上供应商的业绩是评估阶段的第一任务，应分成两步。首先，要建立供应商的选择标准。标准包括质量、价格、
可靠性、当前和今后的实力、服务、快速反应能力、技术知识、管理能力和财务的稳定性。评估的第二步是收集业绩信息，这可以用来评估供应商。采购经理收集到每个供应商基本的信息后，就可以进行比较分析了。在供应商评估领域一个有意义的发展就是利用专家系统帮助做出选择供应商的决策。专家系统是将“专家”的知识与决策的逻辑性结合起来，帮助经理们制定系统决策方法的一种工具，比如说供应商的选择。选择供应商的专家系统不但包括与正确选择标准有关的一系列问题，而且还包括选择标准的相对权重和优先次序。
对潜在供应商认真评估后，采购就应集中到名单上少数几个供应商上，这个过程是认可的关键。如果在签订合同时，认可名单上的供应商的价格和其他条件具有竞争优势，那这个供应商就是有资格的。如果企业的采购策略是从多方供应商采购从而保证以较低的价格获得竞争优势，那认可名单上就应该有每种材料的多个供应商名字。如果企业购买一种材料全部是与一个供应商合作，那名单上就应该减少到只有一个供应商，这个供应商一般通过合作谈判的方式确定下来。选择和发展供应商过程中的最后一步是监控供应商的业绩。现在很多采购部门使用计分卡( scorecard)评估供应商的业绩。计分卡是一种记录卡片，用来确定和衡量基本的业绩指标，以每个指标评估供应商的业绩，最后全面提供供应商的等级水平。很多企业都用评分等级的方式来对供应商分类。例如，一个运输设备行业领头的制造商将供应商分成以下4组：合伙人、关键供应商、一般供应商和合同供应商。不管如何分类，供应商都应根据计分卡上的信息不断加以改进。大多数企业都会按季度更新计分卡信息。
确定价格 在供应商的选择中，价格仅是一个因素，但却是评估采购部门业绩的一个最常用的因素。因此，应积极地采用以下三种主要办法获得尽可能低的价格：以目录价格购买；竞争招标和谈判。
以目录价格购买 对大多数产品来说，最好的办法就是到平价商场以公开的价格购买。低需求量和低价值的商品不值得花额外的时间和精力去获得较低的价格。
竞争招标 竞争招标是指通过市场的公开竞争找到提供较低价格的供应商。因为潜在的供应商为得到合同而竞争，它们会给出在弥补了制造和销售成本以后获利较少的价格。由于合同以较低合理价格参与招标，所以竞争招标被看做是取得合理价格的最有效方式。
谈判 当购买金额很大，存在高风险或长期的合作时，就需要进行谈判。谈判的内容一般超越了价格本身，是为了建立一项全面的协议，协议对谈判双方是互利的。谈判的主题一般是价格、配送、不断改进、产品的详细信息、担保和财务条款。像沃尔玛和丰田这样的企业都已采用谈判的方式来以较低的价格获得较高水平的服务。
合同制定的前期准备工作 继需求被确认和描述，选择了供应商，所有的细节如数量、质量、价格和配送确定之后，
采购合同就制定出来了。采购合同具体指明了产品和协议中的条款以及供应商的责任。由于一些潜在成本是采购合同的不正确履行产生的，所以确保每个采购合同的正确实施是非常重要的。例如，弥补产品数量装错和时间、地点出错这样的错误所用的时间和精力就会增加购买成本，使得精心选择供应商、费尽心思谈判的努力付诸东流。为了使购买过程简化、高效，我们已将工作放在减少与采购合同相关的文本工作上，并且充分利用总合同。总合同将协议中的所有条款具体到某一特定时间（通常是一年），并且包括了所购买产品的总量甚至协议中分批送货的小批量数。合同一旦生效，供货方就会腾出运输工具来发货。由于总合同承诺将会与供应商有业务往来，所以购买者有资格得到数量折扣。今天，采购合同可以由最终消费者或采购部门以电子方式传输过来。利用共同调拨卡也是减少文本工作量的一个途径。
后续跟进及催促 采购过程要求供应商必须按步骤贯彻采购协议，以保证他们履行采购协议中的条款。当出现质量和配送问题时，供应商有序的行动能够帮助及时发现问题。当问题发生时，采购的后续工作会变得复杂，而且干扰因素会增加。如指派员工与供应商共同工作；使用高成本的应急运输工具；安排替代供应商的送货事宜；或者改变采购企业的
生产计划。采购过程中在行动前要考虑问题的类型、订单的重要性，以及采购方与供应者关系等方面。
催促是指为加快送货而做的努力。像最初承诺的一样，不管合同履行落后于预定计划，还是采购企业需要提前履行合同时，送货都是必需的。一个管理得较好的企业催促的仅是总货物的一小部分。如果要使采购活动顺利进行，应该只选择能按承诺送货的供应商。如果生产商充分计划了它的原材料需求，那么对提前送货的要求就不多。为了避免不及时送货的问题发生，很多企业在采购协议中加入了惩罚条款。如第一次晚送货罚款5000美元；第二次罚款50000美元；若发生了第三次，一年后从认可名单上除去这个供应商。有的企业制定惩罚条款是为了激励供应商们在问题出现时积极进行交流，降低企业合作时耽搁送货的可鼢陛。如果供应商没有通知企业送货发生了问题，金钱方面的惩罚是很严厉的。
收货和检验 当订货到达采购企业时，必须要经过一个接货程序。接收程序要求发票与货物对应，包括实物清点和质量检验，目的是确保购买的产品确实是需要的。在大多数企业中，收货和检验工作由一个独立的部门来完成，以确保检验的准确性和客观性。当收到的货物不合格时要通知采购部门。产品不合格的两个主要原因是运送来的货物过多或不足，导致了错误的数量，或者产品达不到所要求的质量标准。很多企业，通过特许或首选供应商的作用改变了接货程序。与主要供应商的紧密合作有助于帮助它们获得特许。大多数特许条款主要集中在提高供应商生产高质量产品的能力上，以便取消质量检验。确保供应商具有及时准确送货的程序和技术也是特许认可过程中主要考虑的。供应商一旦获得了特许，验货的过程就可以取消，收到的货物就能很快地入库或直接从码头运到生产线上。检验只有在将来出现问题的时候才会发生。特许供应商和简化收货带来的好处不但是有了高质量的产品，还缩短了流通时间。
结算票据和付款 供应商希望准时收到货款。另外，准时的付款对于与有能力的供应商建立良好的关系也是必要的。除了有助于建立购买者和供应商之间的关系外，发展高效的票据结算程序在财务上也很有意义，因为付款条款中经常包括即刻付款折扣。实际的付款过程是由财务部门实施的，但是采购应该设计一个系统，使票据到款项的支付过程清晰、快速。将经营商的特许与信息技术联系起来能够使票据结算和付款过程简化。当福特公司在20世纪90年代设计它的付款程序时，采用了“无票据系统”。当订货送达时，就检查计算机数据库，确认所到的货物是否与订货记录相符。如果订货记录存在的话，接收订货同时直接付款。
绩效监控和数据库管理 应该认真地跟踪供应商的业绩，同时采购产品的数据库也应及时更新，为采购方提供未来决策的更好信息。数据库应包括以下4种类型的信息：所有采购订单当前的状况；所有供应商与选择评估标准有关的业绩信息；每种类型或商品的信息；与合同和合作关系相关的所有信息。如果一份合同能有效地履行企业每年的订货，采购方就需要知道到截至目前已订了多少货。如果合同中规定在合作期间供应商每年将以3%的幅度降低材料价格，采购方就应该考虑是否与供应商在合同中签订折扣条款。因为信息在成功的购买中起着至关重要的作用，所以必须认真设计和维护数据库，使它能够提供准确、相关和实时的信息。
当正确实施了以上9个步骤后，采购就会增强企业的竞争能力。