编制邀标书的步骤
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一旦确定了来源战略，采购方就必须决定是向供应商采购，还是采用邀标的方式。邀标书的书写方法不是惟一的。供应商的标书在提交前、提交期间和提交之后，标书的结构、内容和处理信息的方法，一般都以道德准则、公平采购的原则和企业政策为指导。采购方也应该了解所在国或行业的商业文化。有些招标形式可能不适用于所有场合。一些邀标的形式如IFB，用供应方的方案来替代就是不允许的，并且可能使招标失去资格。在招标文件中应该明确指出这一点，而用建议替代标书在RFP中就被大家普遍接受。
生成邀标书的步骤是：确定招标的类型；建立具有组合功能的团队；定义流程的目标；形成评估矩阵和加权计划；形成文件；开一个供应商信息会议；评估方案。
1.招标的类型
复杂性高和交易金额大的交易通常需要规范的招标流程。通常是通过邮件把规范、交易和投标要求传递给可能的供应商，但是也可以使用传真或电子邮件。采购方也可能选择通过在贸易出版物、报纸或因特网上刊登广告来招标。这些交易通常包括大量的招标包装和广泛的分析和比较。规范的招标流程通常需要在特定的日期和时间把投标书密封好再提交。
比较简单和金额小的交易可能通过非规范的方式完成。比如通过电话或传真就足够了，供应商比较和合同／订单的授予相对也比较简单。
普通的招标流程可以是两阶段流程。在两阶段流程中，首先仅仅根据技术特点来评估方案而不考虑价格因素。参照事先确定的采购方技术需求等级来对每个方案进行评估和打分。只有当那些方案能够满足第一步中所要求的最低技术水平时，它们才可以被考虑进入第二步，这个时候才考虑成本。这种方法的优点是对每项方案的评估首先依赖于技术特点；存在的问题是进入第二轮的方案所提出的报价可能会高于采购资金的预算，并因此导致商品规格的改变和整个流程的重复。
研究表明：
● 原材料采购的复杂度主要取决于原材料规范和SOW的清晰度和详细程度。
● 一般来讲，原材料规格比服务的工作说明要更加完整一些。
● 服务的成本分析和谈判要比原材料的成本分析和谈判更困难。
服务特点是难以确定的，这使服务很难被定义和评估。无论采购方是采购产品还是采购服务，流程都是一样的。比如，汤普森列出了用于加拿大政府的雇员援助计划和医疗服务合同的签订流程，下图给出了加拿大政府所使用的该流程。
2.组建团队
对大量的和复杂的采购而言，组建一个多功能的团队来监督采购过程是非常有用的。这个团队应该由采购人员、合同管理者和来自技术、质量保证、操作人员和其他任何在采购中承担风险的人员组成。团队的首要工作是定义采购流程的目标并负责制定产品规格标准。
3.规范的形成
采购流程的下一个阶段是规范及其相关资料的准备。采购中应该避免向某些供应商产生倾斜的规范。除产品规范和工作说明外，下面这些信息也应该包含在邀标书中：
● 数量
数量可能被表述为一个固定数量或者最小的数量。数量也可以表述为供应商能力的百分比。
● 交货的条件和时间
应该包括对准时交货的定义。比如，某企业把准时交货定义为可以提前3天但不能延迟。如果交货是随时间逐一进行的，那么方案中应该指出所规定的数量和相应的交货时间。
● 最终用途
如果采购方是依赖于供应商的专家决定产品规格，那么在使用成果规范时，指明货物的用途就是很重要的。
● 招标的条款和条件
性能保证、价格调整流程、支付条款、投标合同、性能合同和投标前会议都应该被包括在内。
● 投标评估准则
这些因素是用于评选中标的供应商的。评选中标供应商的主要因素有交货日期、技术支持、价格、质量、供应商过去的表现、服务和技术水平。
● 质量的定义
对所要采购的产品或服务的质量可以根据市场等级、商标或商品名、商品标准、化学和物理规范、绩效规范、原材料和制造方法的规范、设计图或图样、样品、合格品的清单的或上述方法的组合来进行定义。标明评估供应商质量的评估方法也是十分必要的。
● 最终期限
它指的是收到投标和建议的时间和场所。采购方在规定截止时间时应该考虑到供应商所需要的分析过程和投标准备。采购方所规定的时间不应该太短，以至于一些供应商因为不能在指定时间内投标而被排除。
当发出邀标书时应该注意一些问题。发出的日期影响收到的日期和截止的日期。如果可能，发出邀标书的日期不应该使结束的日期在节假日，因为这个时候邮件的递送就会受到影响，或者因为采购方不办公而影响标书的送达。同样，如果可能，应该避免在供应商供货的高峰季节发出邀标书。这可能会减少响应的投标数量并且增加价格。通过需求部门和采购人员的合理规划可以帮助企业避免这些情况。另一方面，在供应商的淡季发出邀标书可以使供应商提供较低的定价和其他方面的让步。
4.编制邀标书
邀标书有两个使用方，分别为供应商和采购方。供应商希望邀标书容易满足，采购方希望邀标书容易理解。为了实现这些目标，邀标书应该是有条理的、有吸引力的、可读的、可理解的和可改进的。
企业 邀标书应该是有条理的。附录c提供了一个根据实际RFP形成的邀标书的样例。本例阐明了以下要点：
●采购方需要避免多余的条款。在一个文件中，一个条款和问题应该只被阐述一次。这样可以避免由于在一个文件中的不同地方对某项条款的阐述差异而引起理解上的差异。
●相关的问题和主题应该集中在一起进行阐述。
●邀标书的内容应包括下面几项：
标题页 标题页应该被合理地划分为若干部分，邀标书中的数据应该包括开始时间、交货地点说明和招标文件的概要。
引言 引言指出了项目或需求、接收标准、评估流程和订单的授予流程的总述。
主要规范 这是邀标书的实质内容，提供了与需求相关的详细信息。
辅助规范 这个部分包括的条款：发货流程、折扣、包括运载工具的规范在内的交货细则、FOB地点和订购变更流程。
通用条款和条件本部分给出了通用条款和条件，并附有实际的文件，还包括了邀标书所需要的说明和补充。
投标信息和评估标准 这一部分首先为投标者详细说明了所需要的信息和信息的表达形式。其次，这部分还向投标者表明了采购方将使用什么标准来评估投标和选择中标者。
表格 本部分提供了所需要的全部表格。表格应该为投标留下充足的空白部分。提供的文字处理平台或电子数据表可以减少收集数据的时间，但是在前期需要投入较多的时间。
进度表和其他附件 本部分包括邀标书所涉及的补充文件，并且应该对每一项进行标注。
外观 尽管这个问题看起来似乎不重要，但是邀标书的外观可以提高投标率和投标质量。页眉和页脚可以在整个文件中帮助读者进行查找。可以为读者提供他们正在阅读部分的信息，比如页码和日期。印刷字体的大小不应该小于10磅，文件应该使用段落标题。总体上，应该避免把过多的信息集中到某一页上。空白部分的使用可以把读者的注意力集中到文件的重要部分。
可读性 邀标书的可读性越强，采购方获得清楚的投标文件的可能性就越大，误解的可能性就越小，应避免使用费解的法律条款。
文件的每个部分都应该用法律的编号方法进行标注，也就是说应清楚地标示文件中的所有号码，以便清楚地显示应答者所处理的是哪一部分（比如，I-C-l-a-iii）。当提供目录时，除了要提供目录的编号还要提供这一部分的标号。这样可以防止采购方错误地理解投标人正在处理的那一部分。
容易回应的投标 投标文件的结构化对提高投标的比较程度是很重要的。实现这一目标的最好办法就是提供打印的表格，或使用电子数据处理结构化供应商的投标。要求供应方很好地识别规范的变动和偏差是很有用的。如果电子邮件和传真都可以用来投标，那么本部分的提交程序中应该包括交货地址、邮寄地址、电子邮件地址或者传真地址等。如果采购方提供表格，那么应该保证为投标方留有足够的空白部分。
可改进的 应该不断地寻找办法改进邀标书。ISM的网站上就有这方面的例子，它有一个部分专门介绍招标规范。这种规范清单提供与最初的开发者联系的信息以便取得规范。此外，ISM的网页上可以通过Info Online搜索引擎取得大量的合同范例。
5.供应商会议
随着项目的复杂性和规模的增加，供应商会议的重要性也在增加。在招标前的会议中，由跨职能部门组成团队与所有潜在的供应商会谈。供应商会议的主题一般包括设计图和规范、工作说明、条款和条件、报价的预计日期、交货时间表、发布程序、货品计价程序和文件（包括激励因素）、中标的要求（比如报表、保护性措施、背景检查、安全调查和执照）、其他的采购方和供应商的要求。如果在会议当中邀标书发生变动，采购方应该向所有的参加人员发出书面的补充。
招标前的会议是有益的，因为会议为采购方和供应商之间提供了一种双边论坛，以讨论招标流程的起始阶段（邀标书）的细节。在会议之前让参加者取得招标文件是很重要的，这样就可以使他们有充足的时间研究内容。通过公开的论坛，采购方可以快速了解招标文件中的矛盾和错误。任何的修正都应该以书面的形式作为原招标文件的补充。这有利于加速招标流程，并且确保收到的信息满足需要。
应该由采购方来决定是否必须召开招标前的会议。为了确保采购方收到有用的和可比的投标，当方案的复杂性和技术的先进性越大，或者规范的清晰度越差时，对招标前会议的需求就越大。如果招标前的会议是必要的，并且出席会议是参与投标的一个条件，那么在将要发出的招标前的通知中向投标者提醒这一点就是非常重要的。在规划必需的招标前会议时，应该确保供应商有足够的时间收到资料并为出席会议做好准备。
6.供应商的预审和事后审查
有些企业要求对所有参加投标的供应商进行预审。也就是，供应商必需被证明是有投标能力的和可靠的。这种方法对于那些从来没有被使用过的供应商来说需要大量的工作和时间。事后审查只调查收到订单的供应商。
7.对方案的评估
对方案的评估是通过一些在方案形成前就存在的标准来评估的。标准的表格和电子数据表的使用可以大大提高评估流程的效率。然而，评估标准可能只适用于惟一的一个方案。影响标准选择的因素有所需要的产品或服务、规范的类型、邀标的类型。
8.自动化招标流程的工具
招标流程是最基本的交流方式。一些企业通过电子邮件发送即将发生的招标通知，甚至发送邀标书。科技发展可以减少文件的生成和发送的成本，以及相应完成的成本。流程自动化的利益包括周期的缩短、没有附加值的作业量减少、生产率的提高和流程成本的减少。企业使用电子邮件系统所需要的资源包括公用的加密系统，使用因特网的数据库系统和Adobe文件识别器。