供应商管理:选择供应厂商的方法与步骤
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要使供应厂商成为发包企业(厂商)有效且有利的交易对象,必须选对的供应厂商,并与其建立友好关系,进行长期而安定的交易是选择供应厂商的关键所在。
发包品交给供应厂商之后,供应厂商能不能对发包企业(厂商)所要求的品质、成本、交货期限一一遵行,且做得令人满意,全赖是否选对了供应厂商。
选择供应厂商时,要先做各种调查,依照交易项目,选出几家交易对象之后,从中决定各种发包品的供应厂商。
现将选择供应厂商的步骤说明如下:
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选定候补供应厂商
候补供应厂商的数目不妨多些。这些候补供应厂商可能是中心厂自己去找的,也可能是供应厂商毛遂自荐的,还可能是通过别人介绍的。这些候补供应厂商先要经过简单的现况调查,将一些条件相差太远的供应厂商加以淘汰,把一些看似恰当的供应厂商留下来,进一步加以调查与评鉴。
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候补供应厂商实况调查
对候补供应厂商,可以依上述供应厂商选择九个要点加以调查。在此例举某制造业对供应厂商的调查项目,以供参考。
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试制样品
对合格的候补供应厂商加以比较后,在选定供应厂商之前,还应请该供应厂商试制样品。
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样品认可(Approval)
试制完成的样品,供应厂商送中心工厂的开发设计部门(R&D Department)或工程部门(Engineering Department),经各种测试后,判定样品是否合格。样品不合格不予认可,样品合格,即予以认可。
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估价
样品认可后,发包单位找供应厂商来估价。估价过高的供应厂,不加采用,仍以候补看待;估价过低的供应厂商,恐怕将来交货品质不易保证且有偷工减料之疑。因此要选择估价合理的供应厂商。
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尝试性的订单(Trial Order)
由中心工厂发包给供应厂商,首次交易订单不宜太大,因为供应厂商对中心工厂的信用尚未建立。为试验供应厂商各种供应能力,此时应以尝试性的订单试之。开立尝试性订单前,各种交易条件(价格、品质、交期、包装、运送、验收、罚款等等)要先与供应厂商谈妥,以为其后供应厂商评鉴之用。
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交货及验收
供应厂商接受尝试性订单后,将制品制造出来,并办理交货事宜,由中心工厂派人加以验收。有的中心工厂规定严格,对尝试性的订单,规定必须在供应厂内验收,验收通过后方允许供应厂商派人送至中心工厂交货。验收是对所有交易条件加以验收,这些交易条件包括:价格、品质、交期、包装、运送、交易地点、罚则等等。
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考核与评鉴( Surveillance)
供应厂商接到尝试性订单,将制品制造出来,办理交货事宜,中心工厂加以验收,这一过程实际上是供应厂商接受考核与评价的过程,成绩优异者才能成为正式的供应厂商,否则仍沦为候补的供应厂商。考核与评鉴内容乃集中于供应厂商对所有交易条件的履行情形。一般来说以下列四种作为所有交易条件的代表:价格、品质、交期、供应与服务。就上述四大要项对候补供应厂商加以评核且列表,等级高的候补供应厂商升为正式供应厂商,等级低的供应厂商仍然沦为候补供应厂商。
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正式订单(Regular Order)
候补供应厂商经过评核成绩优异升为正式供应厂商后,就要给予正式订单,以进行正式交易。
有的中心工厂比较严格,怕供应厂商在给予尝试性订单或试制样品时,样品与交货期都合乎中心工厂要求,但待给予正式订单时,品质与交期逐渐变得难以合乎中心工厂要求,而影响中心工厂产销顺畅。于是为防止类似事件发生,中心工厂在下正式订单给供应厂商之前,再次严格试验供应厂商,即再一次下尝试性单,再一次进行交货验收与考核评鉴,通过后才下正式订单给供应厂商。