供应商的评选流程
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一、成立评选小组
供应商的评选,第一步应该是成立调查小组,’对合格厂商的各项资格或条件进行分析及审议。小组的成员可包括采购部门、工程部门、生产部门、品质保证部门、财务部门及工业关系部门等。
二、决定评审的项目
由于供应商的条件可能各有千秋,因此,必须有客观的评分项目,作为选拔合格厂商的依据。评审项目通常包括:
1、一般经营状况
①公司成立的历史;
②负责人的资历;
③登记资本额;
④员工人数;
⑤完工记录及实绩;
⑥主要客户;
⑦财务状况;
⑧营业证照。
2、供应能力
①生产设备是否全新;
②生产能量是否已充分利用;
③厂房空间是否足够;
④工厂地点是否邻近买方。
3、技术能力
①技术是自行开发还是依赖外界;
②有无与国际知名机构技术合作;
③现有产品或试制样品的技术评估;
④技术人员人数及教育程度。
4、管理制度的绩效
①生产作业是否顺畅合理,产出效率如何;
②物料管制流程是否已计算机化,
生产计划是否经常改变:
③采购制度是否能准确掌握材料来源及进度;
④会计制度是否对成本核算提供良好的基础。
5、品质能力
①品质管制制度的推行是否得到落实,是否可靠;
②有无品质管制手册;
③是否订有品质保证的作业方案;
④有无政府机构的评鉴等级。
三、设定评审项目的权数
针对每个评审项目,权衡彼此的重要性,分别给予不同的权数。不过,无论评审项目有多少,各项目权数的总和必定是1或100%。
每个评审项目的权数,必须按其专业程度在评选小组各组员之间加以分配。譬如就技术能力而言,生产人员所占的该项权数的分配比率,应该比其他组员高。
评选小组决定了供应商的评审项目及权数后,可将“供应商调查问卷”,送交相关厂商填写。然后进行访谈或实地调查,并定期召集评选会议,进行评定的工作。
四、合格厂商的分类分级
合格厂商分类是按各厂的专业程度予以归类,分级是将各类的合格厂商按其能力划分等级。分类的目的是避免厂商包办各种采购条件,预防外行人做内行事;分级的目的是防止厂商大小通吃,最终能根据采购的需求,选择适当的厂商。
通常,
采购人员最不欢迎“什么都能交,什么都做”的厂商。因为他们通常并非专业厂商,只是到处承揽业务的“掮客”,对货品的性质或施工技术并不十分熟谙,且多在拿到订单后,才寻找货源。一旦交货有问题或品质出错,经常缺乏能力解决,且极力规避责任。换句话说,在高度分工专业化的时代,每一个供应商应有其“定位”最专精的产品或服务,因此,供应商的分类及分级,可以避免“鱼目混珠”,达到寻求最适当货源的目的。