精益办公--消除数据处理过程中的浪费
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精益生产的运用除了在办公室实施５Ｓ管理外，消除办公流程中也存在七种浪费是精益办公的精髓，其中过量生产也是常见的浪费之一．这段时间和一些企业开展精益办公的课题，其中谈到一些很有意思的案例．就以数据处理为例吧.
有人需要用数据做一份报告,于是向相关单位索取数据,数据上报之后发现竟然是如此一大堆,典型的过量生产,只好埋头收寻了.费了九牛二虎之力总算提炼出来一些,但好象还不够,向有关单位再要吧.这一来一回除了损失效率之外,写报告的流程好象很长了,领导要生气了!为了能在规定的时间上交报告,只好把准备时间提前,规定相关单位提交数据的时间提前,但往往那时那些单位的数据还没有完成或不完整,结果就是这种往返的过程增加了.
如果在收集数据的时候能提供相应的数据内容和格式,一方面可以避免相关单位提供过量数据(额外的工作量来提供尽可能多的数据),另一方面可以减少这种往返的工作(返工的浪费).如果能在收集数据之前进行充分的沟通,说明数据的用途,那提供数据的人应该可以更准确的提供数据,减少缺陷的损失.
除此之外,在数据处理过程中还有一个典型的问题--作为下属单位,很多部门可能向他们要数据,每个部门需要的数据都有些差异,因此每次都需要专门应对,比如设计不同的表头来收集数据.其实在这些部门需要的数据中有些只是说法不一样但内容是一样的,当然也有些不一样,而在不同的数据收集过程中出现大量重复劳动;或者是出现另一种现象,A和B都向C部门要数据,但A是向C部门的王先生要的,B是向C部门的王小姐要的,虽然这些数据可能有很多重复,但王小姐和王先生都各自处理了一遍;这些应该都可以看作是过量生产的浪费.
数据处理在办公流程中大量存在,如果这个过程能够更规范一些,那效率将大大提高,流程将大大缩短,浪费将大大的减少.
其实数据处理完之后还有浪费,写报告的人花了很多经历,作出了一份很漂亮的报告,结果老板看着皱眉头,因为花了很长时间看,他想要关注的可能只是其中的一两个重点,双方都浪费时间.尤其是在一些大型国有企业,据说在报告的开篇总是要缴尽脑汁的歌功颂德,从国家形势到政府政策到领导英明到大家团结上下齐心.