精益办公之订单处理流程优化
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为了在一家大型上市公司的年中总结会议中讲解精益管理，用了两天的时间调研该公司的业务流程，也算有点眉目，除了能够在课堂中探讨该公司的精益运营模式，也让我自己对贸易型业务模式有了更进一步的认识和思考，相比之下，我学到得可能比他们多。
一家大型国有企业，其业务包含贸易、制造、物流等模块，而且贸易是其核心的部分，在调研中发现，在其业务订单意向到发货或者货款回收的周期中，从客户订单意向到与客户签订合同周期时间（称之为订单处理）就占了非常重要的一部分，因此把订单处理流程的精益方式作为此次课堂阐述的重点之一。
客户需求与业务人员初步达成意向后，业务人员需要就意向内容能否成交向有关部分协商，这部分称之为订单审核流程，协调部门包括生产单位、商务部门、法务部分、财务部等，生产单位主要评估交付时间是否能达成，商务部分评估相关条款是否规范，法务部分评估是否符合法律法规要求，财务部门评估客户信用等级。协调过程中经常出现人员在不在，有没有时间立即处理，需要更多的资源综合评估等，过程中出现最多的可能是寻找（找人）和等待的浪费，涉及部门或人员越多，流程越长。
订单审核流程之后是订单审批流程，又涉及到相关部门领导审批签字过程，其中一部分问题和订单审核流程一样，更典型的问题出现在订单审批流程中就是经常出现领导不在办公室或者是出差，以至于有时候一张订单需要等待好长的时间，如果急也只能是干着急啊。
对于等待领导的问题可能比较好解决，比如在摩托罗拉就有很好的授权制度，当某位主管不在公司时，就会发出一个授权邮件信息给相关部门，不会因此影响正常业务流程。
但授权之后流程周期还是很长，有没有更好的解决方案呢？用精益的原则思考应该是能不能不要做？订单审核和订单审批流程就取消，我们可以思考以下问题：
1.分析为什么需要这些流程、目的是什么？
2.除了这种业务流程方式有没有其它的方式也可以达成目的？
这些流程主要的目的或许有两个:1生产部门主要考虑能力和交货期能否满足顾客需求；2业务部门和主管领导主要考虑内容和条款是否能够符合公司相关规定。
首先我在互联网中找到了灵感，经常在注册和申请过程中不能成功，因为某项填写信息不符合其要求，这是一种典型的
防错法。如果能把这种方法运用到订单处理流程中，如果业务人员所填信息不能符合公司相关要求就不能进入下一步，合同条款不符合规定就不能打印出合同，非生产业务部分的审核环节就可以大量减少，流程周期将大大缩短，同时工作效率将大幅提高。
而生产部门的审核我想到了一种订单处理系统，这是由GR的系统中的顾问时间表，全球有很多顾问，每个顾问某个时间在哪里都很清楚，业务人员根据这个时间表就可以与客户直接确定合同时间，如果能演变成工厂订单处理系统：
订单分配跟踪系统能够显示几个月每个工厂的能力和订单匹配信息，在业务单位一列中显示工厂单位和每天的能力，每一个日期格中可输入和查看订单信息，不用颜色代表不同的状态（如图中说明）。业务人员在与客户洽谈中能实时查看最新信息，自行按排订单排成（前提是所有业务人员必须遵循小批量均衡排程原则）对客户要求作出立即回应。同时工厂也不需要很多精力来应付多个业务的协调工作。
对于新客户，公司还没有相关信息标准的，可以成立订单审核小组，以单件流作业方式迅速处理，而非部门职能模式。（如图办公流程中的单件流模式）
订单处理速度和周期应该是或者将成为贸易公司的核心竞争力之一，虽然很多客户目前必须忍受大公司的所未正规的流程运作的长周期，但客户可以一直忍吗？
精益的结果就是既正规又迅速，让大公司也拥有中小企业的灵活性。