现代企业档案管理信息化建设与企业电子文件管理

【学员对象】各企事业单位档案管理研究者、人事行政专员\科室主任及部门经理，档案管理专员等。
【课程内容】
第一章企业档案信息化建设
第一节档案信息化概述
一、档案信息化的意义
1、是档案事业适应时代和社会发展的必然选择
2、是加速档案现代化的客观要求
3、是提高档案信息服务水平的必由之路
二、档案信息化的概念和任务
（一）信息化概念
信息化是人类在社会活动中通过广泛应用信息技术，充分有效地开发利用信息资源，推动经济和社会发展的过程。
信息化包含：
1、“两个支柱”：数字化、网络化；
2、“三个层面”：信息技术的开发和应用过程、信息产品制造业不断发展的过程、信息资源的开发和利用过程；
3、“四个特点”：技术是动力；业务是导向；资源是核心；人才是关键。
（二）档案信息化概念
档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下，全面应用现代信息技术，不断改革传统的档案管理模式，有效提高档案信息资源收集、管理和提供利用服务水平的过程。
对概念要全面理解：
1、在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下
2、全面应用现代信息技术
3、不断改革传统的档案管理模式
4、搞有效益的档案信息化
5、是动态发展过程
档案信息化具体地说，包括档案信息存储的数字化，管理的虚拟化，传递的网络化，内容的知识化。
（三）档案信息化建设的任务
1、标准规范建设
2、基础设施建设
3、应用系统建设
4、档案信息资源建设
5、人才队伍建设
总之，处理好“路、车、货、交通规则和驾驶员”的关系，确保全面、协调、持续地发展。（四）档案信息化建设的思路
1、力争使档案信息化与本系统、本单位的信息化建设同步发展。
2、要以规划、规范为指导，加强统一管理。
3、要正确处理先进性和实用性的关系。
4、要精心组织实施，在系统运行上很下功夫。
5、要将复杂的工作简单化，要将规范的工作程序化。
6、要将信息资源的集成、共享和内容控制作为核心内容。
7、要将建立和完善档案信息安全管理体系作为重要措施。
三、企业档案信息化系统的功能设计
企业档案信息化系统应遵循文档（图档）一体化管理思想，其功能包括：
（一）收集立卷
（二）整理编目
（三）著录标引
（四）检索利用
（五）价值鉴定
（六）档案统计
（七）加工汇编
（八）库房管理
（九）字迹恢复
（十）安全管理
（十一）系统维护
第二节 档案计算机管理系统开发
一、软件工程概念
1、软件概念：是程序以及开发、使用和维护程序所需的所有文档。
特点：（1）是人的意志的体现和智慧的结晶；（2）是抽象的、逻辑的产品；（3）可以长期、反复使用；（4）受到计算机系统环境的限制。
2、软件研制的难点：（1）难以估算工作量、进度；（2）难以满足用户的需求；（3）难以采用统一的规范和方法；（4）难以保证质量。
3、软件工程：是指导计算机软件开发和维护的工程学科。是采用工程的概念、原理、 技术和方法来开发与维护软件的方法。
4、软件工程的目的：解决软件危机中存在的问题，提高软件开发的效率和质量，降低工作成本。
二、软件工程的原理和优越性
软件工程阶段的划分
1、将问题逐步细化，符合人们认识事物的规律。
2、每一阶段有严格的标准，有利于对软件开发的科学管理。
3、每一阶段有明确的任务，有利于开发人员的分工协作。
三、系统分析
任务：确定系统开发的总目标。
（一）确定目标（问题定义）：“要解决的问题是什么？”
1、开展初步的用户调研：调查领导和主要业务人员。
2、系统分析员应该提出系统设计的性质、目标、任务、规模、实施路线、工作进度。形成书面报告《开题报告》。
（二）可行性分析
1、可行性分析的意义：（1）探索定义的目标是否值得实现：（2）探索定义的目标是否可能实现
2、可行性分析的主要内容：（1）必要性分析；（2）可行性分析
3、编制《可行性报告》：（1）系统目标；（2）可行性分析；（3）工作进程；（4）可利用资源、所需费用：（5）结论意见
（三）用户需求分析
回答“系统必须做什么？”要准确、清晰、具体地提出用户对系统的需求。
1、用户需求分析的任务：（1）信息需求；（2）功能需求；（3）性能需求；（4）环境需求；（5）近期和远期需求；（6）约束条件。
2、用户需求分析的方法
3、编写软件《用户需求说明书》
四、系统设计
解决 “如何做？” 的问题。分概要设计和详细设计。
（一）概要设计
1、结构化设计方法
2、模块结构图
（1）模块的定义
（2）模块调用关系
（33、编制功能模块结构图（实例）
（二）详细设计
详细描述各模块的解决方法，但还不是编程。
1、数据库结构设计
2、输入/输出设计
3、用户界面设计
4、代码设计
5、流程设计
五、系统实现
（一）网络运行的模式
1、C/S模式，即客户机/服务器（Client/Server）模式的简称。
2、B/S模式，即浏览器/服务器（Browser/Server）模式的简称。
须让这两种模式相互间扬长避短。
（二）正确选择档案管理信息系统建设的模式
1、外包研发模式
2、自主开发模式
3、整体外包模式
4、混合实施模式
选择系统建设的外包服务商的要求和方法
（三）应用软件的设计
1、选择计算机语言，将详细设计的结果转换成程序，写出正确的程序模块。
2、程序模块设计要做到机构良好、清晰易读、容易维护。
3、尽量使用自动化的开发工具，文件、变量的命名和注解要尽量做到规范。
（四）程序设计的方法
1、结构化程序：（1）顺序结构；（2）选择结构；（3）循环结构。
2、面向对象的设计：（1）对象(Object)；（2）事件(Event)；（3）类(Class)
（五）程序测试
1、模块测试
2、联合测试
3、验收测试
（六）准备鉴定验收
1、用户对系统的使用和评价
2、技术测试
3、文档审查
开题报告（计划任务书）、可行性研究报告、用户需求说明书、功能模块结构图、详细规格说明书、
总结报告、研究报告、技术报告、测试报告、用户报告、使用说明书。
（七）组织鉴定会议
六、系统运行维护与评价
（一）系统维护：
1、改正性维护；
2、适应性维护；
3、扩展性维护
（二）系统评价
1、从档案工作的角度评价管理指标
2、从计算机系统角度评价经济性和技术性
七、其他软件开发方法——快速原型法
（一）传统生命周期法存在的问题
（二）快速原型法的基本原理
1、收集需求。初步确定系统“做什么”。
2、快速设计原型，为用户演示、交流、听取意见。
3、修改需求、修正原型、直至用户满意为止。
4、运行系统，使用户接受新系统。
（三）快速原型法的优点、缺点
第三节 档案数字化
一、档案案信息的数字化的基本原则：
1、价值性原则
2、实用性原则
3、开放性原则
4、特色性原则
二、纸质档案的数字化
1、数字化处理方式的选择：（1）直接扫描法；（2）数码相机拍摄法；（3）缩微影像转换法
2、数字化基本程序：（1）前期准备；（2）实施转换；（3）图像处理；（4）数字化存储；（5）后期整理。
3、扫描参数的确定：（1）扫描分辨率；（2）扫描模式；（3）压缩存储格式。推荐PDF格式。
4、数字化存储设备的选择
第四节档案信息安全管理
一、概念：档案信息安全包括档案信息系统安全和档案信息内容安全。具体包括：
1、保密性：即档案信息只为授权用户使用。
2、完整性：即确保档案信息未经授权不能被改变。
3、可用性：即确保档案信息的真实、完整、有效。
4、可控性：即确保对档案信息的传播及内容具有控制能力的特征。
5、不可否认性：即确保在档案信息系统的信息交互过程中，确认用户参与的事实。
二、计算机安全管理的原则
1、规范管理原则：2、预先防范原则：3、立足国内原则：4、注重实效原则：5、均衡防护原则：6、分权制约原则：7、应急处理原则：8、灾难恢复原则：
三、计算机安全的对策范围
1、行政措施
2、法律措施
3、软件保护措施
4、物理保护措施
四、计算机物理安全
1、概念
2、要求
五、计算机数据安全
1、概念
2、基本方法：（1）用户分类；（2）数据分类；（3）系统审计；（4）数据加密。
六、计算机网络安全
1、概念
2、访问控制技术：（1）入网访问控制；（2）网络权限的控制；（3）目录级安全控制；（4）属性安全控制；（5）网络服务器安全控制。
第二章 企业电子文件管理
第一节 电子文件管理概述
一、电子文件概念
（一）电子文件的一般定义
顾名思义，电子文件就是“电子”加“文件”，或者说是“数字化”和“文件”两个概念的交集。“文件”是电子文件的功能属性，“数字化”是电子文件的技术属性。
我国档案国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894—2002）（以下简称《规范》）将电子文件定义为：“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”
概念的理解：
1、电子文件具有文件的一般属性，即都是组织或个人在各项活动中形成的历史记录。
2、电子文件与传统文件的根本区别在于，其信息以数码构成。
3、电子文件是存放在计算机存储器中所有数据的基本组织形式。
（二）电子文件的档案价值
1、归档电子文件的定义
2、电子文件档案价值的理解：（1）电子文件具有档案价值；（2）现阶段电子文件不具有完全的档案价值。
二、电子文件的特点
（一）信息存储的密集性
（二）信息载体的不确定性
（三）信息结构的二重性
（四）对信息技术的依赖性
（五）信息内容的易改性
（六）载体材料和信息的不稳定性
（七）背景及相关信息的不完整性
（八）信息处理的快捷性
（九）信息利用的共享性
（十）文件类型的复杂性
三、电子文件管理的重要意义
（一）有利于提高机关办公效率和质量
（二）有利于提高档案管理水平
（三）有利于信息资源的开发和利用
（四）有利于社会信息安全
四、电子文件的分类
（一）按文件存在形式分
1、文本文件（Text）
2、图像文件（Image）
3、图形文件（Graphic）
4、影像文件（Video）
5、声音文件（Audio）
6、数据库文件
7、命令文件
（二）按与相同内容的纸质文件的关系分
1、草稿类电子文件
2、辅助类电子文件
3、正式电子文件
（三）按文件的内容分
可分为党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计、企业职工等十大类。这种分类主要用于工业企业。其中每大类下还可以设二、三级类目。
此外还有按文件的来源、按载体类型、按文件的属性等分类。
五、电子文件的管理要求
（一）保障真实性
（二）保障完整性
（三）保障有效性
（四）保障安全性
第二节企业电子公文的制作
一、拟稿
拟稿是根据发文目的和领导的意图，按照谁负责该事项谁撰稿的原则，由撰稿人撰写草稿，它是文件制作的第一步。拟稿工作一般要注意以下问题。
1、要正确使用文种
2、要正确拟写标题
3、要反映事物的客观情况
4、要遵循党的方针政策和国家的法规制度
5、要符合文章写作的基本要求
6、用词准确、规范
7、正确填写发文稿纸
二、审核
1、审核行文必要性
2、审核内容
3、审核行文规则
4、审核文稿时须将必要的相关文件附在文后，以便领导审核时参考
5、审核的文稿应当保留修改痕迹
三、签发
1、签发人一般为发文单位分管该事项的领导
2、签发前的审核和阅改
3、签发后文稿的规范化处理
四、规范电子公文的格式
1、文头部分
（1）密级和保密期限
（2）紧急程度
（3）发文机关标识
（4）发文字号
（5）签发人
2、行文部分
（1）公文标题
（2）主送机关
（3）正文
（4）附件
（5）发文单位
（6）用印
（7）成文日期
（8）注释或特殊说明
3、文尾部分
（1）主题词
（2）抄送单位
（3）页码
五、电子公文处理必须严格执行有关保密规定
第三节 企业电子文件的积累与归档
一、电子文件的积累
1、明确电子文件的归档范围
2、明确电子文件的积累要求
（1）确定电子文件是通过签发或审批的“最终版本”，并对电子文件进行规范命名。
（2）对电子文件进行收集积累，将非通用格式的电子文件转换为通用格式，即进行“迁移”。
（3）编制电子文件的目录，并将电子文件连接到相应的目录条目中去。
（4）对应归档的电子文件按其内容上的自然联系进行组合，即进行“预立卷”。
（5）按规范要求，做好电子文件的查找和提供利用工作。
（6）对电子文件采取定期备份、自动杀毒、权限控制等措施进行安全保护。
关于如何应用计算机技术对电子文件进行积累，将在第二章中做详细介绍。
二、电子文件的归档
1、归档方式
2、归档时间
3、归档要求
第四节应用计算机管理电子文件的实用技巧
一、规范电子文件的命名
1、规范命名的要求：（1）唯一；（2）直观；（3）简洁（4）参照。
2、规范命名的方法：（1）归档前用“文件标题+.扩展名”命名；（2）归档后采用“纸质档案的档案号+序号+.扩展名”命名；（3）采用“随机号+.扩展名”命名。
二、确保电子文件的安全
（一）设置密码：两种方法。
（二）限制修改
（三）有选择地保护内容
（四）文件隐含
三、保障文件的有效
1、应用“另存”功能
2、应用专用的电子文件格式转换软件进行迁移
四、电子文件分类
1、文书档案分类
2、科技档案分类
3、照片档案分类
4、多媒体档案分类
五、电子文件收集立卷
（一）使用资源管理器立卷
（二）使用电子报表立卷
六、电子文件的组盘
组盘基本规则：一是将同一保管期限的文件组合；二是将同一密级的文件组合；三是将同一部门的文件组合；四是将同一档案类别、同一工程项目、同一设备项目的文件尽量存储在同一光盘上，以方便利用；五是按规范著录规则建立盘内文件目录，并将电子文件与相关条目建立链接关系，以便查找目录时立即能调阅相应的电子文件；六是如果盘内有非通用格式的电子文件，应当将相应的运行软件一并存入该盘内，以便电子文件的打开和阅读。
现以基建工程档案为例，推荐以下的组盘方法：
1、从工程类电子文件的特点出发将存储标准规定为以下三种格式：
A类：原设计存储文件格式，满足档案原始性要求，保留所有设计信息，主要用于今后技术改造中修改图纸时再利用，规定为DWG、RTF、XLS格式；
B类：经转换，用于归档浏览、还原打印的文件格式，从而保证在档案部门计算机环境下能被准确地还原成纸质文件，并用于在线检索。规定为PDF、TIFF group 4格式；
C类：非常用软硬件环境下的文件转换成为的中间文件格式，当需要时可转换成设计可用的文件格式。规定为DXF、TXT格式，设计单位在提供纸质资料的同时，必须同时提供两种格式的电子文件即B类文件＋A类文件或B类文件＋C类文件。
2、每张光盘内的文件夹按以下方法设置：
（1）根目录下存储说明文件README.TXT：用于说明该光盘的整体信息，如光盘编号、工程名称、设计单位、光盘制作单位、光盘制作时间等；
（2）根目录下存储辅读信息文件ASSIST.TXT：用于列出读取光盘内各种格式电子文件的环境信息,如：光盘使用的硬件型号、软件名称、版本等；
（3）根目录下存储目录文件CDDOC.XLS：用于存放光盘内电子文件详细目录清单，描述每个盘内电子文件的特征信息，即著录信息；
（4）设置子目录DATA：用于存放PDF、TIFF等B类文件；
（5）设置子目录DATAB：用于存放DWG、DXF、RTF、XLS、TXT等A类和C类文件；
（6）设置子目录OTHER: 用于存放相关字库、符号库、数据字典、外部参考等保证文件准确还原的环境文件及其他说明文件等。
3、制定电子文件安全管理措施。
七、建立电子文件目录
电子文件的著录比传统著录的内容要丰富得多，除了传统的著录项目以外，一般还需要包括：（1）“制作环境”，即电子文件制作、修改、运行所使用的软、硬件，包括软件的类型、版本等；（2）“文件类型”，即第一讲中介绍的字处理、图像、图形、影像、声音、数据库、程序文件等；（3）“文件名”，即文件的名称，包括文件名和扩展名；（4）“载体类型”，即光盘、磁带等；（5）“存储地址”，即存储的物理地址，包括终端号、驱动器号、路径名或统一资源地址（URL）；（6）“背景信息”，包括责任者、制作时间、修改时间、迁移时间、相关文件等。
实例：采用EXCEL表格编目。
八、著录条目挂接电子文件
对于以数据库方式存储的目录来说，可以有“链接”和“嵌入”两种。
使用EXCEL制作电子文件目录，实现全文挂接。
九、电子文件检索
（一）电子文件检索的基本原理
（二）计算机检索实例
1、应用WINDOWS的资源管理器检索
2、应用EXCEL检索电子文件目录
【讲师简介】 Andy Zhang
著名实战派"现代企业档案管理信息化建设与企业电子文件管理"专家,档案学博士,中华国际管理培训网资深讲师；在《现代企业档案管理信息化建设》、《现代企业电子文件管理》、《档案信息安全管理》、《企业电子公文的制作》、《文书和档案计算机综合管理系统》、《归档电子文件管理细则及电子档案计算机辅助管理系统》，《企业档案管理》、《档案鉴定方法和计算机辅助档案鉴定系统》、《归档电子文件管理》方面拥有极其丰富实战操作经验与技巧；服务过多家世界500强跨国集团；培训特色：重点采用“方法与操作结合”、“案例与实践同步”的专题讲解方式，并辅以提问、答疑、讨论、现场咨询等互动的交流方式进行；服务过的部分客户：上海通用汽车有限公司 、中海石油（中国）有限公司、一汽丰田、苏州物流中心有限公司、英特尔、青岛罗美威奥新材料制造有限公司、三星集团、通用电气、ABB 、西门子、飞利浦、TCL 、霍尼韦尔、葛兰素史克、青岛海尔、奥克斯、百事饮料、日立、方正科技、芬欧汇川、理光传真机、柳州五菱、纳贝斯克、三菱重工、中石油、中石化、国家电网、联想集团、深圳华为、生益科技、本田汽车、卫康光学、小天鹅、雅马哈、宇通客车、正大康地、成都西科微波通讯有限公司、重庆隆鑫、住友电工、上海大众汽车有限公司、贝岭股份、华电国际电力股份有限公司、延锋伟世通、博尔达米克朗、三菱电梯、爱普生、柯达电子、上海机场、上海电气集团、海信集团、美国强生、青岛啤酒、上海惠普有限公司、中联医药集团、TCL集团、中铁快运集团、中通远洋物流集团、三九医药、大唐电讯、上海震旦集团、中海油能源发展股份有限公司等单位。

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