采购订单伴随着订单和物料的流动贯穿了整个采购过程。订单的目的是实施订单计划，采购环境中购买物料项目，为生产过程输送合格的原材料和配件，同时对供应商群体业绩表现进行评价和反馈。
一、订单准备
（一）熟悉需要订单操作的物料项目
有时会遇到从没有采购过的物料项目，其采购环境不一定熟悉，需要花时间去了解物料项目的技术资料等。订单本身也有难易差异。所以，必须熟悉订单操作的物料项目。
（二）价格的确认
作为订单人员，应对采购价格负责，不能把价格的确定责任全归于认证人员的责任，订单人员有权向采购环节价格最低的供应商下订单，以维护采购的利益。
（三）确认项目质量需求标准
订单人员与供货商联系最为紧密，对供应商的变化是最为清楚的，订单标准是否需要调整，订单操作应发挥监督作用。
（四）确认项目的需求量
订单计划的需求量与采购环境订单容量应该相适应,或者小于采购环节订单容量；若大于时，认证人员要扩充采购环节容量。
（五）制定订单说明书
制定订单说明书是订单准备环节的输出，包括项目名称、确定的价格、确定的质量标准、确定的需求量、是否需要扩展采购环境容量等方面。此外，还包括相关的图纸、技术规范、检验标准等。
二、选择供应商
（一）查看供应商档案
应在经评审的合格供应商范围内选择供应商，还要结合对供应商月度和年度业绩考核结果，确定采购份额。一般供应商考核结果可分为A、B、c三个等级。根据公司供应商考核业绩和采购份额分配的有关规定进行下订单。
（二）分析供应商供货能力
公司需求量与供应商供货能力、供货周期及最小供货批量往往不能保持一致，需要进行平衡。一般，为避免因供应商路程远、供货周期长或一次供应量过大而造成积压的问题，可采用两家或两家以上供应商交叉供货。
（三）与供应商确认供货意向
对采购需求应让供应商事先了解，并得到供应商的确认，供应商销售市场变化、组织结构的调整、设备的变化、厂房的扩建等都会影响供应商的供货。因此，为确保供应商供货，应给供应商提供3个月的滚动预测计划和1个月的确认计划，以便供应商调整生产计划，力争做到需求与生产同步。
（四）确定意向供应商
在权衡供应商绩效、产能、供货周期及合作关系等因素的基础上确定采购意向供应商，这是订单操作的关键环节。
（五）发放订单说明书
既然是意向，就应该向供应商发放相关技术资料，一般来说，采购环境中的供应商应具备已通过认证的物料生产工艺文件。如果是这样，订单说明书就不要包括额外的技术资料。供应商在接到技术资料分析后，即向采购方作出“接单”还是“不接单”的答复。
（六）确定物料供应商
通过以上过程，订单人员就可以决定本次订单计划所投向的供应商，必要时可上报主管审批，可以是一家，也可以是若干家。
三、签订订单
在选定供应商之后，接下来要做的工作就是同供应商签订正式的采购订单。采购订单根据采购物料的要求、供应的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。签订采购订单一般需要经过以下过程：
（一）制作订单
拥有ERP信息管理系统的企业，在供应商认证或签订采购框架协议时，就将价格、供货能力、供货周期、最小供货批量或最小包装数等信息维护到系统中，订单人员直接在信息系统中生成订单，供应商通过系统接受客户需求信息，作为供货的依据。在其他情况下，则需要采购订单人员编制和打印订单，通常企业都有固定标准的订单格式，而且这种格式是供应商认可的，订单人员只需在标准合同中填写相关参数（物料名称代码、单位、数量、单价、总价、交货期等）及一些特殊说明书后寄发给供应商，作为双方将来交货、验货、付款的依据。
（二）审批订单
审批订单是订单操作的重要环节，一般由专职人员负责。审查订单的主要内容包括：
1．采购订单的物料描述、价格与供货方式、供货周期及最小供货量及包装方式等是否与合同相符。
2．所选供应商是否均为合格的供应商。
3．采购份额是否与供应商业绩考核结果及公司有关份额分配的规定相符。
4．价格在允许范围之内，到货期是否符合订单计划的到货要求。
5．订单人员是否按照订单计划在采购信息系统中正确操作。
（三）与供应商签订订单
经过审批的订单，即可传至供应商确定并盖章签字。签订订单的方式有四种：
1．与供应商面对面签订订单，买卖双方现场盖章签字。
2．订单人员使用传真将打印好的订单传至供应商，供应商以同样方式传回。
3．使用E-mail进行合同的签订，买方向供应商发订单E-mail;卖方回复，则表示接受订单并完成签字。
4．卖方在买方专用订单信息管理系统(如ERP)接受订货信息，经确认，则表明完成了订单的传递（如上海通用汽车、大众汽车就是采用ERP系统下达需求计划作为订货的方式）。
（四）执行订单
在完成订单签订之后，即转入订单的执行时期。加工型供应商要进行备料、加工、组装、调试等过程；存货型供应商只需从库房中调集相关产品，经适当处理后即可供货。
四、订单跟踪
为确保供应商供货做到安全、及时、准确、保质保量，订单员必须在订单下达后，及时跟踪订单执行情况，及时了解包括生产计划安排执行是否及时，生产秩序、仓库发货、发运及承运过程是否正常。一旦发现供应商没有兑现合同承诺或发生突发事件，跟踪订单人员应迅速向相关领导反映情况，以便采取补救措施，避免因缺货导致生产中断的严重后果。