实施项目采购定单计划及操作规范
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发出采购订单是为了实施订单计划，从采购环境中购买物料项目，为生产市场输送合格的原材料和配件，同时对供应商群体绩效表现进行评价反馈。订单的主要环节有：订单准备、选择供应商、签订合同、合同执行跟踪、物料检验、物料接收、付款操作、供应评估。
项目采购定单的具体操作规范如下：
1．确认项目质量需求标准
订单人员日常与供应商的接触有时大大多于认证人员，如供应商实力发生变化，决定前一订单的质量标准是否需要调整时，订单操作作为认证环节的一个监督部门应发挥应有的作用。即实行项目采购质量需求标准确认。
2．确认项目的需求量
订单计划的需求量应等于或小于采购环境订单容量。例如，经验丰富的订单人员即使不查询系统也能知道。如果大于则提醒认证人员扩展采购环境容量；另外，对计划人员的错误操作，订单人员应及时提出自己的修改意见，以保证订单计划的需求量与采购环境订单容量相匹配。
3．价格确认
项目采购人员在提出“查订单”及“估价单”时，为了决定价格，应汇总出“决定价格的资料”。同时，为了了解订购经过，采购人员也应制作单行簿。决定价格之后，应填列订购单、订购单兼收据、人货单、验收单及接受检查单、货单等。这些单据应把记载事项包括交货期限、订购号码、交易对象号码（用电脑处理的号码）、交易对象名称、单位、数量、单价、合计金额、资材号码（资材的区分号码）、品名、图面及设计书号码、交货日期、发行日期、需要来源（要写采购部门的名称）、制造号码、交货地点、摘要（图面、设计书简要的补充说明）。 此外，在交货日期的右栏，应填人交货记录，并保管订购单，以及将订购单交给订购对象。
4．查询采购环境
订单人员在完成订单准备之后，要查询采购环境信息系统，以寻找适应本次项目采购的供应商群体。认证环节结束后会形成公司物料项目的采购环境，其中，对小规模的采购，采购环境可能记录在认证报告文档上；对于大规模的采购，采购环境则使用信息系统来管理。一般来说，一项项目采购有3家以上的供应商，特殊情况下也会出现一家供应商，即独家供应商。
5．制定订单说明书
订单说明书主要内容包括说明书，即项目名称、确认的价格、确认的质量标准、确认的需求量、是否需要扩展采购环境容量等方面，另附有必要的图纸、技术规范、检验标准等。
6．与供应商确认订单
在实际采购过程中，采购人员从主观上对供应商的了解需要得到供
应商的确认，供应商组织结构的调整、设备的变化、厂房的扩建等都影响供应商的订单容量；项目采购人员有时需要进行实地考察，尤其注意谎报订单容量的供应商。 7．发放订单说明书
既然确定了项目采购供应商，就应该向他们发放相关技术资料，一般来说采购环境中的供应商应具备已通过认证的物料生产工艺文件，那么，订单说明书就不要包括额外的技术资料。供应商在接到技术资料并
分析后，即向订单人员做出“接单”还是“不接单”的答复。
8．制作合同
拥有采购信息管理系统的建筑企业，项目采购订单人员就可以直接在信息系统中生成订单，在其他情况下，需要订单制作者自行编排打印。一般的建筑企业都有固定标准的合同格式，而且这种格式是供应商认可的，订单人员只需在标准合同中填写相关参数（物料名称代码、单位、数量、单价、总价、货期等）及一些特殊说明后即完成制作合同操作。需要说明的是，价格及质量标准是认证人员在认证活动中的输出结果，已经存放在采购环境中，订单人员的操作对象是物料的下单数量及交货日期，特殊情况下可以向认证人员建议修改价格和质量标准。
订购单内容特别侧重交易条件、交货日期、运输方式、单价、付款方式等。根据用途不同，订购单的第一联为厂商联，作为厂商交货时之凭证；第二联是回执联，由厂商签认后寄回；第三联为物料联，作为控制存量及验收的参考；第四联是请款联，可取代请购单第二联或验收单；第五联是承办联，制发订购单的单位自存。另外，在订购单的背面，多会有附加条款的规定，其主要内容包括：品质保证。保证期限，无偿或有偿条件等规定；交货方式。新品交货，附带备用零件、交货时间与地点等规定；验收方式。检验设备、检验费用、不合格品之退换等规定，超交或短交数量之处理；履约保证。按合同总价百分之几，退还或没收的规定；罚则。迟延交货或品质不符之扣款，停权处分或取消合同之规定；仲裁或诉讼。买卖双方之纷争，仲裁的地点或诉讼之法院；其他。例如，卖方保证买方不受专利权侵害之控诉。