编制和执行采购计划时注意的问题
作者: 来源: 文字大小:[大][中][小]
采购计划是指项目中整个采购工作的总体安排。采购计划包括项目或分项采购任务的采购方式、时间安排，相互衔接以及组织管理协调安排等内容。
(1)在制定采购计划时，要把货物、工程和咨询服务分开。编制采购计划时应注意的问题有：采购设备、工程或服务的规模和数量，以及具体的技术规范与规格，使用性能要求；采购时分几个阶段或步骤，哪些安排在前面，哪些安排在后面，要有先后顺序，且要对每批货物或工程从准备到交货或竣工需要多长时间做出安排；一般应以重要的控制日期作为里程碑式的横条图或类似图表，如开标、签约日、开工日、交货日、竣工日等，并应定期予以修订；货物和工程采购中的衔接；如何进行分包份段，分几个包／合同段，每个包给同段中含哪些具体工程或货物品目。
对一个规模大、复杂、工期有限的项目，准备阶段一定要慎重研究并将整个项目划分成合理的几个合同段，分别招标和签订合同。在招标时对同时投两个标的标价要求提出一个折减百分比，可以节省筹备费（调遣费、临时工程费），也使同时对这一项目投几个标的公司中标的机会加大，对业主的花费（付出的总标价）较少，双方都有利。如我国南方某水电站，将输水洞单独进行国际竞争性招标，京津塘高速公路将全线公路和中小桥分成三个合同段招标，高架桥为一个合同段，全线交通工程设施为一个合同段，共分五个合同招标。这样既便于使承包商可以同时投几个标，增加夺标的机会，也便于使不同内容的标的可以根据需要在不同的时间招标。目前，国内建设项目业主，为了使更多的施工单位得到工程，倾向于把标段划分得偏小，但是世界银行要考虑对国际大承包商的投标商的吸引力，总是倾向于把合同规模划分得大些，这就需要在具体项目上具体分析和商定，即：做项目采购计划时应注意分包与分段的问题；采购工作如何进行组织协调等。采购工作时间长、敏感性强、支付量大、涉及面广，比如工程采购中业主的征地拆迁工作，配套资金的到位等都与各级政府部门关系密切；与设计部门、监理部门的协调工作，
合同管理工作，也占很大比重。组织协调工作的好坏，对项目的实施有很大影响。
(2)实际工作中应该注意的有关事项：为更好地组织好采购工作，要建立强有力的管理机构，并保持领导班子的稳定性和连续性。切实加强领导，保证项目采购工作的顺利进行；要根据市场结构、供货能力或施工力量，以及潜在的竞争性来确定采购批量安排、打捆分包及合同段划分。土建合同在采用ICB方式招标时，规模过小则不利于吸引国际上实力雄厚的承包商和供货商投标，合同太多、太小也不便于施工监理和合同管理；在确定采购时间表时，要根据项目实施安排，权衡贷款成本，采购过早、提前用款，要支付利息；过迟会影响项目执行。因此，项目采购部门及
采购人员要权衡利弊，做出统筹安排。
(3)及早做好采购准备工作。根据采购周期以及项目周期和招标采购安排的要求，一般来说，在采购计划制定完毕之后，下一步要做的工作就是编制招标文件（包括在此之前的资格预审文件），进入正式采购阶段。通常，最理想的安排是，在项目准备和评估阶段就要开始准备招标文件，同时进行资格预审，到贷款协议生效之前，就完成开标、评标工作，待协议一生效就可以正式签订合同。这样做可以避免因采购前期准备工作不充分，而影响采购工作如期进行。世界银行曾指出，采购进度tif{J快慢主要取决于项目前期准备阶段采购计划和合同包的详细程度。同时，尽早编写招标文件，也对采购进度有相当大的促进作用。
(4)选择合适的采购代理机构。采购代理机构的选择要根据项目采购的内容、采购方式以及国家的有关规定来确定。通常，属于国际竞争性招标的，要选择国家批准的有国际招标资格的公司承担。对属于询价采购、国内竞争性招标、直接采购的，要视情况而定，可以选择国际招标公司，也选择外贸公司作为代理，还可以由项目单位自行组织采购。在世行项目中选择采购代理机构，既是国家有关部门的明文规定，也是我国现行体制决定的，在绝大多数项目中，业主往往只是接触自己一个项目，几乎所有的工作都是从头开始，而采购代理机构则介入了许多项目，对世行各方面的规定和程序都有深刻的了解，实践证明业主完全可以借此加快项目进度，并避免产生不必要的错误。
项目单位在选择和确定采购代理机构时，要认真评比选择那些人员素质高、内部管理严密、服务态度好的，真正能够为项目单位工作和服务的代理机构，要签订明确的代理或委托协议书，规定双方的权利和义务。代理公司的确定最好能够在项目准备阶段确定，最迟也应在评估之前完成，以便能让代理公司尽早参与项目采购准备工作，同时项目单位还可以得到一些必要的帮助，以共同完成采购工作。