精益办公源于丰田生产系统TPS
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精益的思想不仅在制造领域可以得到运用，同时在医院、在政府机构、办公室等服务领域也可以得到有效运行，那么精益办公到底是如何应用的呢？
要想了解精益是怎样应用在办公室中的，我们首先要明确，精益办公系统实际源于丰田生产系统模式！同时要了解办公系统，我们必须要追本溯源，了解精益系统源自哪里？
以后大家在推进精益办公的时候会发现，其中运用到的所有思想和工具，实际上都源自于TPS（丰田生产方式）。但有人会问，TPS中"P"指的就是生产，是跟生产有关，但是我们是办公室，没有生产，那么我们学习TPS有意义吗？它又是否可以用在办公环境中呢？答案是肯定的。
很多企业对TPS的理解还停留在工具层面上。也就是说从工具层面上看，你会发现它适用于生产中。比如说，看板系统----是物料的一个同步系统。这个工具确实适用在生产领域。他形成一个物流与信息的同步化生产。那么这种看板系统是否也可以运用在我们的办公室呢？答案也是肯定的！
让我们换个角度想下，什么是看板系统？举个例子，我们的办公室里有大量的物资，包括文具等办公用品，这些都消耗无量，其实都可以用看板系统来进行管理。
全球改善咨询集团帮助许多企业推进精益办公时，正是使用看板系统来管理他们的物资及采购流程的。这样，对于大型企业来说，仅仅在文具一项，每年就可以节省很多费用。但是，只明白工具的运用还远远不够，更重要的是要了解工具背后的思想和管理系统，如果不理解它的真正的用处以及内在涵义的话，那就只能依葫芦画瓢，很难发挥它真正的作用！
正如上图（丰田屋）所示，我们会在丰田生产方式基础上，研究它在办公环境中是怎样运用的！关键是我们不仅仅要了解工具层面，还要了解工具背后的管理系统和思想。
正如大家知道的，丰田屋是由两根柱子支撑着，从事精益的人员对此应该很熟悉。一个是自働化，另一个是JUST IN TIME（准时制）。所谓自働化，不是说自动的做一件事情，这个是人字偏旁的"働"，即需要流程具备人一样的智慧。问题可以及时发现并解决。丰田有大量的工具可以实现这种思想，如安灯拉绳系统。自働化思想又如何在办公环境中应用呢？
如果你只看他的工具层面，比如说丰田每个生产线旁边都有条绳子，有一个安灯，生产出现问题时只要拉动这条绳子，这个灯就亮了，紧接着现场主管就会跑来支持解决问题。如果还是不能解决的话，这条生产线可能就会停下来。那么这种方式是不是可以用在办公室里呢？工具层面还是比较难的。如果说装条绳，并安装安灯，这与办公环境也是不相符的。但是，如果我们深入思考，工具背后的理念是什么呢？理念非常简单----让问题能够及时暴露出来。不把问题和缺陷传到下一个工序。我们掌握这个思想之后，那么就可以把它运用到办公室里了。我们是否能不将错误的有问题的报告和信息传给下一个工序？下一个工序有可能是你老板，有可能是你的同事，有可能是你的下属，所以我们可以思考设计一个怎样的工具来达到这个目的。
如果我们只看到工具层面的话，就很难完全照抄。但是如果理解了工具背后的思想，我们就可以自行开发适用于办公环境的精益工具，比如说，很多工厂的办公室里有目视管理，比如说订单处理（重复性的流程）需要帮助的时候就会挂起一个有颜色的杯子，即告诉大家这个流程在特定时间内需要支持，那么附近的同事看到这就可以来支持。这属于灵活运用自働化的思想。非常简单的工具，但是能够达到预期的目的就非常好。这就是我们说的自働化。
上文讲到丰田生产系统的支柱之一－－自働化，接下来我们继续阐述那么另外一个支柱――准时制。包括上文提到的看板系统，它属于拉动系统的一个工具。那么这种看板系统是不是能在办公室里面应用呢？完全可以。
办公室的工作无非分成两大类：一类是每天机械性发生的、重复性的工作。另外一类是创造性的工作。对这些重复性的工作可以用JIT，可以提高工作效率。所以JIT完全可以用在办公室环境中。包括前文举例的用看板系统来管理文具和采购流程，用单件流来管理我们的订单，所有流程都可以运用精益。而且这不仅仅可以用在办公室里，目前，在银行、金融机构等也在大量应用精益的思想。我们需要深刻的了解TPS的两个支柱，同时也要了解它的基石。
很多公司在推进精益管理思想的时候，他们只关注速度、品质，往往忽略了丰田屋的地基。特别是稳定性和均衡化。
均衡化不仅仅是用于生产领域订单的均衡。
首先看一下我们的同事，上班的时候同事是不是能够准时上班?他们的技能是不是满足工作要求？往往如果同事的技能不熟练，特别是新同事，就会让很多人的工作效率变低，因为新同事技能上的不熟练，导致经常会加班或者没事做。无法达到均衡。办公室就会出现能干的人天天忙死，有些人则非常空闲。
如何将工作进行均衡化呢？这也是办公室重要的课题。
包括办公室中工作类型的均衡化，这是很有趣的一个话题，什么叫工作类型的均衡化？我们倾向于把同样的事情放在一个时间段来完成，比如说A/B/C三大类型，今天要报销、填单子，所有类似的事情集中在一起来做，我们认为这样做的效率会比较高。深入考虑：A/B/C三类事情，比如说第一类是填报告，第二类是签字，第三类是报销。如果我们第一天先填报告，第二天签字，第三天填报销单，这样的话，这三件事情都要在第三天才能完成。如果一天当中我们能做三件事情。那么我们当天就可以完成这三件事情，如果每小时都在做这三件事情，那么当小时就可以完成这三件事情。这就是工作性质的均衡。
均衡和稳定都需要从多方面来考虑，包括4M（人、设备、工作量、工作类别）如何均衡，这些都是办公室很有趣的课题。
精益办公基础中的真正的核心是在于左边----标准作业。这是丰田生产方式中核心中的核心。如果没有标准，那将会是一塌糊涂，几天前我在北京开
领导力会议，就会看到，会议组织如果没有标准的话，只能用两个字来衡量，就是茫然。因为你不知道下面该干什么，所有事情都是随机发生。办公室亦是如此，比如说开会，今天会议室有哪些会议？开会的流程有什么标准？你们办公室早上是否有晨会？
办公室最少的就是沟通，如果我们有这样的标准机制的话，就可以确保我们的工作非常的有效果。这对办公室加班现象也有所影响，大家都知道加班实际上是一个坏事情，高级管理层如果看到加班，便要知道管理层机制有所恶化！加班是一个坏现象而不是一个好现象。所以说有了标准之后就会看出为什么会加班？离我们设定的标准有什么差异？从差异中引出改善。这也是丰田生产方式的灵魂所在！当我们的工作有了一个标准之后，包括开会、早会标准、一天工作安排、安排类型的标准。有了标准之后，我们就会对比改善前改善后的差异，是什么原因导致的差异，这些都涉及到重要的丰田思想及精益思想。