如何审核请购单
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一、与请购单有关的社会经济问题
在许多企业中，为了社会和经济利益的可持续发展而执行不利于企业自身的采购计划是很常见的做法。企业从这种做法中实现的竞争利益与开发新供应商所经历的竞争利益不同。在请购单被审核的过程中应优先考虑与这些特殊类型的供应商达成协议。
始于20世纪80年代初期的行政命令95-507的适用范围扩大到政府承包商，而不只是政府本身所提出的要与更多少数民族企业合作的要求。一段时间以后，妇女成立的企业以及其他企业如残障工厂，被增加到该指令中。采购方应当了解法律要求，这些要求当时在司法和立法体系中一直继续实行。
二、预算审核程序
1.预算与非预算购置的程序：在大多数操作过程中，在请购人或者企业的预算中经过批准了的支出项目，才能执行采购订单。在订购以前，对采购问题存在较大差异时应当引起请购人的注意。在订单执行以前，非预算购置一般要求进行更加详细的检查和更大的授权。采购方应当清楚的了解预算拨付并且以成本效益的方式进行货物或者服务的采购。
2.资金的可得性：企业中的采购资金一般有下列4种：
●材料预算这种预算涉及一个企业对生产原材料和零件的需要。
●资本预算这种预算涉及设备和建筑物的购置，在企业的资本负债表中，该设备与建筑物作为可折旧资产而被资本化。
●维护、修理与运行( MRO)所需物品预算这种预算涉及设施运行中所需的物品，但是并非制成品的一部分。
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行政管理预算’这种预算一般包括供内部使用的物品，例如办公设备与计算机。
大多数公共部门要求在提出请求时，预先保留或者取消请购单的投资。在签发采购订单或者合同的时候，如果有必要的话，把这一被预先保留的美元金额调整为“支出保留数”。
3.筹资成本偿付额：一些合同允许偿付供应商的成本。这些合同会特别指定哪些成本是被容许的以及文件编制的要求。为了努力控制成本，采购方必须认真决定偿付支出。在缔结政府合同的时候，在联邦采购规程中指定了不被允许的成本。
三、费用分配
会计系统是记录程序的完整结构，其发现、记录、划分以及汇报与一个企业的财政状况和经营有关的信息。对于大多数企业而言，预算代表了支出的范围。目前这种信息是至关重要的。
为了确保为预算和会计目的而进行的适当控制，企业一般会实施特定的规章制度，例如：
●清楚界定请购范围与程序。
●明确传达和更新必要的预算数据。
●为了采购交易，需要采购订单、合同或者采购卡。
●由拥有适当职权的人执行采购活动。
●定期审议采购活动与程序。
●为了核定直接向会计部门送交发票。
●会计、采购与收货责任被分离开。
●适当的收货程序以及反馈控制就位。
●有立即付款程序。
四、资金的类型与来源以及它们与所需物品和服务的关系
购置资本来源可以影响资本支出。作为常规预算项目，可以得到资金或者可以通过受限来源获得资金，例如拨款、合同或者政府债券。对于如何使用受限资金，经常存在限制。为了防止以后出现问题，采购人必须清楚这些限制。
五、处理采购请求的优先序列
在许多企业中，对于处理请购单而言，存在优先程序。这一活动可以是正式的，也可以是非正式的。在正式的系统中，监督者可以收到以及审议所提交的所有请购单。任务分配可以根据紧急度以及采购人的工作量。在非正式优先化中，内部客户可以直接把请购单提交给相应的商品采购方。常规请购单被集中存放，然后由采购人收集和列入优先位置。
1.先到先服务：这种方法忽略了某些请购的重要或者关键程度，而满足了所有请购人的公平性。
2.按照需要日期排列：以请购人的需要日期为标准，按照需要日期排列，这种做法提高了交货执行程度，但是忽略了供应商备货周期问题。因此具有更长备货周期的订单可以在更快需要的订单之后但在备货周期以前得到处理。例如，物品A有20周的备货周期，而物品B有3周的备货周期。物品A的需要日期是从此以后的18周，而物品B的需要日期是从此以后的5周。如果两种物品的请求同时到达采购部门的话，则由于物品B的需要日期最早，即使物品B的备货周期只有3周，仍然会首先订购物品B；而即使物品A在正常的备货周期内，仍然会稍后订购物品A。
3.紧急订货或突然事件：紧急或者突然请购单是任何采购企业应最优先考虑的事情。由于各种原因都可能出现这种情况，此时要求采购方立即执行。这一紧急情况要求采购方把其他任务放在一边，强调紧急需要，并且返还到前一活动。此外，经常为了匹配性而不是总成本最低来选择供应商。基本上这样做总会发生溢价运费。由于与紧急订货有关的额外成本，许多企业需要监督合作来产生紧急要求，这一初始优先顺序权衡考虑企业需求与个人紧急程度。
4.重要性或者影响力次序：根据这种方法，利用不同的标准为订单排列优先顺序。相关标准包括需求日期与预计备货周期之间的差异、美元支出的数量级、产品或者服务的关键性以及采购的复杂性。
5.季节性：本方法是首先根据季节性物品来为采购需要排列优先顺序，这是由于在较长的时间不能得到这些物品。
6.最长的备货周期：对请购单优先性的另一个重要判断方法是为了交付该物品所需要的备货周期。在其他条件都相同时，提前订购具有最长的备货周期的物品。