采购技巧：如何编制采购
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这里我们将研究一下有关采购的各个方面的问题，包括对如何编制采购和如何对所获之财物尽其用进行描述。我们将把采购放到一个具体的环境中来看一下它的实际情景。在很多情况下，一些语词可能并不完全适合于你们的组织，如工作头衔或专业术语等，这是因为不同的机构对采购有着不同的要求，大的公司可能会有一个更加结构化或固定化的方式，而小的机构则会更灵活一些。按照你自己的需要来解释这些语词并从中抽出关键点是非常重要的，下面的信息都可以加以利用。
1．1确切的产品和服务
从实质上来说，采购其实很简单，你请求某人为你做什么，当完成之后，你支付费用就可以了。你可能需要的是货物和设备、材料、产品，或者你可能要得到某种服务，这种服务有时可能是带有人身性质的。无论怎样，你必须知道你要的是什么，是在什么时候需要的。
1．2其它六个“确切”
还有一些可能是比较重要的事情。也许你需要以一定速度和一定的质量将某物品送到某一特定地点，同时你还要考虑成本问题。
因此，实际上有很多因素决定着上述看似简单的过程其实并不象上面所描述的那样直截了当，这就象驾驭一种动物，比如说马，只有以正确的方式对待它，它才可能服服帖帖，否则它会将你掀得人仰马翻。
在采购的过程中需要照顾到的范围其实很宽，但下面它们并不是按某种特定顺序的重要性进行排列的：
?决定你究竟需要什么，你所需要的货物或服务的功能又是什么？
?如何起草合适的文书，它应该包括些什么内容？
?对于这项采购需要适用什么样的条款和赋予怎样的条件？
?有那些法律方面的因素需要考虑，它们又怎样适用于我这一个特殊的例子？
?会不会有什么特别问题影响到我，比如说欧盟的指示性条文，或者是海外的供应商等？
?财力问题如何，你能够支付价款吗？何时才能支付？
?我是仅仅和一个供应商谈判呢还是到市场上去选购？
?如何着手进行招标前的相关活动？
?如何处理收到的竞标者的分析报告？
?什么时候和我意中的供应商签定意向呢？
?如何准备谈判？
?如何处置合同？
随着你获得经验的不断增多，某些答案将会因为类似行为的重复进行而变得简单，从而也不需要每一次都费工夫去思考，但另外一些则可能会随着供应商的不同而变得更加复杂，这样你可能需要经历该过程若干次才会获得合适的解决办法。这一过程看起来可能有些劳神，但它还是需要予以足够的重视和认真的处理。
从过去经历中得出的一个教训就是坏的开端往往使整个项目变得更加困难，并且使成功的可能性降低，在这种情况下就需要项目的主管人有足够的勇气抛弃原来的一切从头再来，而需要从头再来的这一切又是许多成功的先例所证明早就应该是这样做的。
我的词典将采购定义为“通过细心和努力来获得”。在商业运作中，这一定义还需要考虑更多的关键因素，采购是通过从供应商或合同的另一方获得货物、工程或是服务来安全高效地经营和发展业务，当然还会有其它一些限制，比如说安全问题，环境问题或者是其它法律问题。采购还应该考虑到对多余物品的处理，以及在互利的前提下以一定条件将它们转让给他人。
采购的首要任务是增加价值和转移风险而不是也不应该是增加或转移成本，它是也应该是给业务带来价值。
支持这一主要任务的是那些补充性任务，如对卖方的评价，对标准的运用，如有必要对于制度及商品编码的组织和利用，对于库存的控制等。
采购其实是一种组织体系，它保证客户在恰当的时间和恰当的地点，以合适的价格从合适的供应商那里得到符合质量和数量的确定商品。
另外还有一种更深层次的伦理要求，那就是采购要以平等的方式与每一位供应商打交道，而不是有利于这一方，不利于另一方。
1．3采购之收益
公司要想增加收益，方法之一就是增加销售，其它条件不变，销售的大量增加将导致收益的增长。让我们假定一个公司购进价值50000英镑的原材料和元件，然后通过劳动向其中增加了50000英镑的价值。在增加了10000英镑的价值之后将这些商品卖出，为了将收益从10000英镑提高到15000英镑，就必须将营业额提高50%，即从110000英镑增加到165000英镑，这反过来又意味着它的销售能力必须比以前提高50%才能达到这一目标，这将是非常困难的。
还有另外一条途径，假定增加的价值还保持在50000英镑，但是购进的原材料被更加有效地利用了，因此在事实上原料的花费只是45000英镑而不是50000英镑，这一部分节余就直接转化为利润将收益增加到15000英镑，这说明良好的采购将直接增加利润。
这一点可以同样适用于目的不在于利润而在于平衡预算的情况，当然这种平衡也要保证提供一定水平的服务，在某种极端的意义上说，你可以将所有的精力都花费在对于预算限制的减少上，这将使你以极大努力的的代价换取更令人满意的服务。换言之，从采购中获得的节余将会直接转化为额外的服务。由此可见，好的采购将意味着可能提供好的服务。
处置风险并不是意味着要将你的风险转嫁给你的供应商，在这种情况下，风险并没有消失而是发生了变化。总的来说，风险可能是增加了，因为供应商也许并不适合于或能够处理好这种风险，更合适的办法应该是尽力去减少周围风险的程度，因此，风险也必须从所从事的业务或项目的一般境况中去发现。
精密设计和切合实际的采购将有助于避免商业运作中的风险。许多购得的物品是由一些相当武断的标准来加以限定的，如果其中一件商品有瑕疵，则会很轻易地要求更换另一件而不去进一步考察它是否符合自己的需要。
如果所要求的新替代品是一个特殊的备件或者要达到一个较高程度的普及率，那么就有可尽管这可能并不是经常发生，但在用普通的方法就可以解决的情况下再去寻找供应商提供特殊的物件无疑是一种时间上的浪费。事实上，你所需要的那种型号可能已经脱销，或者已不再生产，或者是已经为其它更好的产品所取代，对于业务风险的典型情况是因为运送的迟延造成的工程的推迟以及对新技术的排斥而留恋直接的类似物品的简单替换。