采购合同管理：关注货币及付款操作的问题
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一、货币种类与采购的关系
企业的财务人员与
采购人员必须知道何时使用外国货币，何时需要使用本国货币采购，还要知道避免货币成本增加，及尽可能降低货币成本。好的采购人员应该了解某些可以降低短期风险避险方法，及利用分析工具去协助避险策略的拟订。最大的利益来自于选择使本国货币相对坚挺的货币付款，如此，采购方在付款时才不会有太大的差价。要选择好的货币首先要回答两个问题：首先，你购买了什么产品？其价格是属于成本领导还是属于市场领导？当价格为成本领导时，供应商依据成本来设定价格。当价格为市场领导时，供应商依据世界市场，尤其是以美金来定售价，而且供应商不会以太高的价格来出售。其次，产品在哪里生产？某些国家的货币是盯住美元的，对于美国的采购方而言此时就不需要避险。
1．浮动汇率，成本领导定价的产品。此类产品为典型的订制或部分订制的产品，以在日本或欧洲组装的产品为典型，通常是以当地货币定价，这样可以使供应商缓和汇率风险。采购方在议价之初，最好能取得较低的价格以避免供应商将避险成本加入售价中。大多数情况下，采购方厂商若要避免货币成本的增加，可利用较低成本的期货来避险，甚至可将避险条款列入到采购合约中。
2．浮动汇率，市场领导定价的产品。此类产品多为大众化的商品，其价格接近世界各地的类似产品，例如黄金、石油。此类产品不需避险，采购方在议价时最好依世界上的定价并维持价格依全球价格波动。若此类产品的采购包含许多地区，在避险上也不需像成本导向的产品一样。
3．固定汇率，成本领导定价的产品。采取固定汇率的通常是较小的国家，如泰国、新加坡、韩国等，由于在汇率变动时盯住美元，且外汇市场规模小，所以很少需要避险。但采购方要在合约中加入条款代替避险，因为这些货币会因为价值变动而面临调整对美元之汇率。
4．固定汇率，市场领导定价的产品。若市场以本国货币计价，则该产品不存在避险问题；如果不是，则避险方法和技巧如同浮动汇率，市场领导定价中所提及。
5．避险。避险是为了保障本国货币价值不会随外国货币在未来进行浮动，最大的理由就是要保障采购价值。采购方可利用期货合约或货币选择来达到避险的目的。采购方必须在付款同时卖出本国货币以换取供应商所在国货币。交易结束后会有利得或利失，利得或利失的发生源于汇率的变动，这会反映到材料采购价格的差额，但是，期货的存在会减少这种损失。当然，在利得时，由于期权成本的存在也会冲减利得。
购买外汇期权合约会发生固定成本，如果国外的存款利率高是其代价非常昂贵，大部分的人并不用其来作避险工具。
6．避险期间。利用期货和约来长期避险，会产生与买进美元同样的风险。若美元升值，买主将会付出许多。用期权长期避险时成本又较高，因为期权的风险溢价是时间愈长成本愈高，典型的避险时间大约是六个月。
7．避险的风险。避险也包含了一些风险，但这些风险有限，只要注意对基本经济状况加以控制就可以了。避险的风险主要发生于错误的预测，导致突发性的价格变动。如果企业过度利用期货来避险，当美元走弱时期货和约会有利得，而实际采购会有损失。
二、付款操作
1．查询物料入库信息。对国内的供应商付款操作，一般是在物料检验通过并且完成入库操作之后进行，所以订单人员要查询物料入库信息，仅对已经入库的物料办理付款手续。对于国外供应商，一般是“一手交钱，一手交货”，所以对国外采购项目，物料一到岸或者指定的交易地点，付款操作必须完成付款手续至开具付款票据（汇票等），在验收之后再对供应商进行付款。对于长期采购的供应商，可以通过谈判达成一定的付款周期，如供应商到货一周内付款。
2．准备付款申请单据。对国内供应商付款，拟制付款申请单，并且附合同、物料检验单据、物料入库单据、发票。作为付款人员要注意：五份单据（付款申请单据、合同、物料检验单据、物料入库单据、发票）中的合同编号、物料名称、数量、单价、总价、供应商必须一致。国外供应商付款手续比较复杂，在此不介绍了，感兴趣的读者可以查阅相关资料。
3．付款审批。由管理办公室或者财务部专职人员进行，审核内容包括以下三个方面内容：
(1)单据的匹配性。即以上五份单据在六个方面（合同编号、物料名称、数量、单价、总价、供应商）的一致性及正确性。
(2)单据的规范性。特别是发票，其次是付款申请单，要求格式标准、统一、描述清楚。
(3)单据的真实性。发票的真假鉴别，检验、入库单等单据的真假等。
4．资金平衡。如果采购方拥有足够的资金，那么本环节可以省略。但是在大多数情况下，采购方需要合理利用资金，特别是在资金紧缺的情况下，要综合考虑物料的重要性、供应商的付款周期等因素，以确定首先向谁付款。对于不能及时付款的物料，要充分与供应商进行沟通，征得供应商的谅解和同意。
5．向供应商付款。企业财务出纳部，接到付款申请单及通知后，即可向供应商付款，并提醒供应商注意收款。
6．供应商收款。企业之间的交易付款活动一般通过银行进行，供应商是否收到货款，有时因为付款账号疏漏，可能导致供应商收不到货款。对于大资金的付款活动，企业有必要在付款活动之后向供应商做出收款提醒。