采购合同管理：签订采购合同
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订单准备：
(1)熟悉需要订单操作的零部件项目。订单人员对相关零部件的采购环境、零部件的技术资料等进行充分了解的过程，尤其是对从来没有采购过的零部件项目，更要深入了解。
(2)价格确认。受采购环境的变化，订单人员有责任对零部件采购的最终价格进行比较和选择，以维护采购的最大利益。
(3)确认零部件项目质量的需求标准。订单人员有必要对零部件供应商的状况进行跟踪了解，确保零部件质量能达到供应的要求，必要时零部件的质量标准可以进行调整。
(4)确认零部件项目的需求量。尽量做到使零部件的需求量与采购环境的订单容量相匹配。
(5)制订订单说明书。订单说明书主要内容有：零部件项目名称、确定的价格、确定的质量标准、确定的需求鼍、是否需要扩展采购环境容量等方面。另附有必要的图样、技术规范、检验标准等。
选择供应商：
(1)查看采购环境。采购环境一般使用信息系统来管理，订单人员通过查询采购环境信息系统，以寻找适应本次零部件供应的供应商群体。
(2)分析供应商现实供应情况。订单人员对采购环境中零部件供应商的容量进行考察，以防出现供应商容量饱和的情况，导致订单操作的失败。
(3)供应商确认。通过相关资料的了解和进行实地考察供应商，达到要求的则可确定为意向供应商，这是确定订单计划由哪家供应商供应的关键环节。
(4)发放订单说明书。对意向供应商发放相关零部件技术资料，一般来说，采购环境中的供应商具备已通过认证的零部件生产工艺文件，此时的订单说明书就不应该包括额外的技术资料。
(5)确定零部件供应商。通过以上的过程，可以确定一家或多家零部件供应商。
签订合同：
在零部件供应商被确定之后就要制定一份合同。该项合同需在采购方与供应方协商一致的基础上达成。零部件
采购合同的运作过程与一般采购合同的运作过程基本一致，只是因所采购零部件项目自身的技术内容而有所差别。零部件采购合同的运作过程大致如下：
(1)采购合同的制作。一般的企业都有固定标准的合同格式，而且这种格式是供应商认可的，订单人员只需在标准合同中填写相关参数，如零部件名称代码、单位、数量、单价、总价、交货期及一些特殊说明以后即完成合同操作。值得说明的是价格及质量标准是认证人员在认证活动中的输出结果，已经存放在采购环境中，订单人员的操作对象是零部件的下单数量及交货日期，特殊情况下可以向认证人员建议修改价格和质量标准。拥有采购信息系统的企业，订单人员直接在信息系统中生产订单，在其他情况下需要手工打印。
(2)合同的审批。合同审批是订单操作的重要环节，一般由管理办专职人员负责，主要审批事项为：合同与采购环境零部件描述的符合性；合同与订单计划的符合性。审核的主要目的是：限制订单人员必须依照订单计划在采购环境中操作；不可选择采购环境以外的社会供应者；价格为指定价格；交货期在一定范围内，并符合订单计划的零部件数量及到货日期要求。
(3)合同的签订。经过审批的订单合同，即可传至供应商确认并盖章签字。
(4)合同的执行。在完成合同签订之后，即转入合同的执行期。对加工型供应商要进行备料、加工、组装、调试等过程；对存货型供应商，只需从库房中调集相关产品及适当处理，即可送往买家。
发出采购订单：
在合同的条款和条件达成一致并记录在案后，零部件采购订单就可以发出了。有时，合同实际上就是购货订单。为生产过程输送合格的零部件，同时对供应商群体绩效表现进行评价反馈。在其他时候，例如在常规采购时，购买方会就滚动式合同进行谈判，包括较长时间内需要的零部件（一年或更长时间）。接下来，购货订单按照这个合同发出。在这种情形中，订约和订购是独立的行动。采购订单通常是从请购单和领料单开始的，当零部件产品的需求予以确定之后，采购部门就对零部件的请购单进行考核，在采购单发出之前，必须对零部件订购数量、向谁发出购货订单、什么时候发出购货订单等几个方面做出决定。请购单实例如表7 -1所示。
采购部门在接受请购单中的零部件需求之后，将会把这些零部件需求转换为购货订单。在向供应商订货时，明确发给供应商的信息和指令是十分重要的。通常，购货订单会包括下列要素：订单编号、产品的简要说明、确定的单价、确定的需求数量、期望的交货时间和日期、交货地址和发票地址，另附有必要的图样、技术规范、检验标准等。所有这些数据都需要在由供应商发出、用简化的电子匹配的交货单据和发票反映出来。
零部件输入验收：
在该环节，采购方应对供应方的零部件产品进行接收和检验，确保得到合格的零部件产品。实际情况，往往就是在零部件的输入验收过程中出现问题，主要表现在零部件的数量、规格、质量标准等与合同规定的要求不符。对于偶然性的质量问题，由采购方的认证人员正式向供应商发出质量改正通知，限期供应商改正质量问题；对于重大问题或经常有问题的，则由认证部门组织专题会议，查明原因，若是因为设计方案自身的问题，则要求采购方修改方案，若是问题在供应商，则要对供应商进行处理，包括罚款、质量整改、降级使用、取消供应商资格等。
零部件接收包括以下几个环节：
(1)供需方确认零部件检验日期。零部件供应商的送货时间需要与采购订单人员协商决定，以满足一些工业企业对基于预测或客户订单的相应零部件需求，以期达到库存费用的最低，否则可能导致订单操作过程的混乱。
(2)与仓储部协调送货事宜。仓储部每天接收大量的物料项目，其过程有卸货、验收、入库信息操作、搬运、库房空间调配等。要防止库房没有接收计划而临时拒收，造成供应商长时间等待的局面。
(3)通知供应商送货。经过上两项就可通知供应商送货。在特殊情况下，已不需要的零部件要及时通知停止送货，并给予供应商一定的赔偿。
(4)库房接受及零部件入库。库房接受及零部件入库过程为：检查预到货清单信息是否完整（包括零部件的合同、型号、数量等）；接收数量；检查送货单据及装箱单据；检查包装与外观；合同对应检查；卸货；清点零部件；搬运入库；填写“物料（零部件）入库单据”；将零部件入库信息录入存储信息系统中。只有检验合格的零部件才可入库。
(5)检验问题处理。由于供应商或者订单人员方面的原因，零部件接收环节可能出现以下问题：零部件规格与合同中的不一样、未按照合同中指定的零部件数量送货、交货日期不对、零部件的包装质量不符合要求等。对检验出的问题要作适当处理。