5S管理的有形与无形
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记得前几年，许多国内企业一阵风学习
5S管理。诚然，5S管理起源于日本丰田公司的
现场管理经验总结，这是一家世界500强的企业，他象一座高山一样摆在那里让所有的企业仰慕。这些年来，国内许多企业结合自身实际开展学习5S活动，但总是难以取得真正的实效，仿佛这些管理模式又有其他的“独门秘笈”，没有被完全纳入。5S管理到底是有形的，还是无形的？许多企业高层管理者同样对这个问题非常困惑，百思不得其解。本文将围绕这个问题展开阐述，探求 5S管理有形与无形之间的联系，如何通过有形看无形，如何将无形化为有形。
有形
说到5S管理，大家都会想到丰田公司的井井有条的现场管理，这可谓5S管理的有形。参观日本的工厂，都会有这样特别的印象：厂外的环境花草、通道、汽车的排放，可说是整整齐齐，井井有条。而进入厂内，无论是办公场所，工作车间、储物仓库，所看的都是亮丽整洁，员工井然有序地工作，物品也井然有序地流动。而这样的生产现场生产效率高，生产出来的产品品质高、成本低。这一切都是正是“5S”管理的功劳。
随着生产力水平的日益提高，市场结构的变化，卖方市场向买方市场的转变，企业的生产经营从以生产为中心转向以市场为中心成为必然。但许多企业在将主要的物力、财力、人力投入到市场管理中时却忽视了对生产现场的管理。当然，“没有市场就工厂”。企业的目标最终必须通过产品的销售来实现，而所有的产品都是在生产现场生产出来的。产品的生产效率、产品的品质与成本都是由生产现场决定的。但像丰田那样有着强烈的改善意识、不断自我钻研的企业和在同行业中不做很大努力就能存续下来的企业相比较，其体质有着很大的差别。如果丰田生产方式被体质转弱的企业引进，很可能会成为一种用法不当而致死的烈性药。
因为工作关系，笔者到过我们国内一些企业的生产现场，许多企业存在机器设备定位缺乏流畅，布满灰尘，保养缺乏，原料、半成品、成品、废品等存放位置没有合理规划，物品运输通道拐弯抹角，工具随意放置，工作人员仪容不整等种种不良现象。按“5S”管理方法的思想来看，生产现场的这些不良现象均会造成浪费，都会影响到生产效率、生产质量与生产成本。即使拥有世界上最先进的生产工艺或设备，如不对其进行有效地管理，必然会产生问题和制造麻烦。
丰田公司的管理者都始终认为：工作现场（包括工作人员与工作环境）的整齐清洁，是减低浪费、提高生产效率及降低产品不良品率最重要的基础工作。一个脏、乱、差的生产现场是不可能生高效率地产出高品质、低成本的产品来的。因此，要成为一个有效率、高品质、低成本的生产现场，使企业的生产环境得到极大地改善，是企业走上成功之路的重要手段。
没有培育起可以接受丰田生产方式的体质的企业，就要从5S（整理、整顿、清扫、清洁、素养）管理开始。不过必须明确一个目的，即实施5S管理究竟是为了改善什么？只是不假思索地进行清扫，被打扫的地方在某个时候确实会变干净，但是却不能长期保持。要想长期保持整洁干净，就需要考虑工时数（人×时间）。有的企业只是在顾客来的时候才把工厂打扫干净，目的是为了难顾客留下一个良好的印象。每天都能进行打扫才算好，但是却因为没有能够每天都进行打扫的工数，所以也就无从实施。
在一个半导体工厂，为了做到无灰尘而进行清扫，但不合格产品并没有减少。减少不合格产品需要高水平的清洁型房屋。其他的问题也是同样的道理。为了解决轻微缺陷问题，必须有针对性地指向所要实现的目标。
5S活动也是企业全面生产管理TPM的前提，是全面品质管理TQM的第一步，也是ISO9000有效推行的保证基础。ISO、TPM、TQM活动能否顺利、有效地推行与生产现场管理水平与生产现场的状况有很大的关系。通过5S管理活动，从现场管理着手改进企业“体质”，则能起到事半功倍的效果。
无形
“5S”管理又是无形的，这是因为“5S”不是一个局限于简单的表面的清扫工作，而是实现工作环境根本改善的手段。企业推行5S管理，是指从五个方面进行整顿，训练员工，强化文明生产的观念，使得企业中每个场所的环境、每位员工的行为都能符合5S精神的要求。从当前国内外企业推行5S管理的情况来看，其对改善生产现场环境、提升生产效率、保障产品品质、营造企业氛围以及创建良好的企业文化等方面效果是显著的。
其一，带动企业整体氛围。企业实施ISO9000质量管理体系、ISO14000环境管理体系、 GB/T28001职业健康安全管理体系合一的“整合型”管理体系，需要营造一种“人人积极参与，事事符合规则”的良好氛围。推行5S可以起到上述作用。这是因为，5S各要素所提出的要求都与员工的日常行为息息相关，相对来说比较容易获得共鸣，而且执行起来难度也不大，有利于调动员工的参与感及成就感，提高员工满意度，从而更容易带动企业的整体氛围。
其二，体现效果，增强信心。众所周知，实施整合型管理体系的效果是长期性的，其效果得以体现需要有一定的潜伏期，而现场管理的效果是立竿见影的。在推行整合型管理体系的过程中导入5S，可以通过在短期内获得良好的现场管理效果来增强全体员工的信心。
其三，落实5S精神是提升品质的必要途径。5S倡导从小事做起，做每件事情都要讲究，而产品质量正是与产品相关各项工作质量的总和，如果每位员工都养成做事讲究的习惯，产品质量自然没有不好的道理。反之，即使整合型管理体系的制度再好，没有好的做事风格作保障，产品质量也不一定能够得到很大提升，不一定能获得相关方的满意。
“人造环境环境育人”，员工通过对清理、整理、清洁、维持、素养的学习遵守，使自己成为一个有道德修养的公司人，整个公司的环境面貌也随之改观。没有人能完全改变世界，但我们可以使她的一小部分变得更美好。“以人为本、科技创新、依法治企、诚信守诺、顾客满意”，通过对地域、人类的贡献，拥有高素质员工的公司一定能够更好地发展壮大起来！
有形与无形
整合型管理体系注重内部质量、环境和职业健康安全管理，5S注重企业外部环境的管理控制，将5S管理作为实施整合型管理体系的辅助方法，导入实施整合型管理体系的企业中，可以对管理体系的实施起到较好的促进作用，是一种很值得推广的方式。
其一，确定推行组织。这是成败的关键所在。任何一项需要大面积开展的工作，都需要有专人负责组织开展，推行5S 也绝不例外。
其二，制订激励措施。激励措施是推动工作的发动机，实施整合型管理体系的企业往往会有相应的激励措施出台，可以在制订该措施时纳入有关5S的激励内容。
其三，制订适合本企业的5S指导性文件。按照ISO9000、ISO14000和GB/T28001的精神，文件是企业内部的“法律”，有了明确的书面文件，员工才知道哪些可以做，哪些不可以做。正如企业实施管理体系一样，推行5S也要编制相应的文件，这些文件可列入整合型管理体系文件的第三层（作业层）文件范畴中。
其四，培训、宣传。培训的对象是全体员工，主要内容是5S基本知识，以及本企业的5S指导性文件。宣传是起潜移默化的作用，旨在从根本上提升员工的5S意识。本阶段可与实施管理体系的文宣阶段结合起来进行。
其五，全面执行5S。这是推行5S的实质性阶段。每位员工的不良习惯能否得到改变，能否在企业中建立一个良好的 5S工作风气，在这个阶段得以体现。本阶段可与管理体系运行阶段结合起来进行。 其六，监督检查。这个阶段的目的是通过不断监督检查，使本企业的 5S执行文件在每位员工心中打下“深刻的烙印”，并最终形成个人做事的习惯。本阶段可以与整合型管理体系中的内部审核活动结合起来进行。
值得我们注意的是，我国很多企业有很多刚开始实施“5S”活动的企业对“5S”活动的认识还存在不少的误区。如，有些员工包括领导都认为“5S”管理活动就是一种大扫除，只是为了改善企业形象所开展的活动；很多不在生产一线的工作人员认为，“5S”管理活动是生产现场员工的事情，不在生产现场的人员不需要开展5S管理活动；很多员工认为目前的工作已经非常繁重，实施“5S”活动增加了员工的工作负担；也有不少人认为“5S”管理活动的推广是赔本生意，很难在短期内形成收益，因而不愿意实施；有人认为整理、整顿、清扫、清洁和素养等“5S”管理活动过于注重形式，缺少实质性的内容，因而对“5S”管理活动的实施效果始终持怀疑的态度；等等。
这些错误的观点对于企业成功推行“5S”活动的负面影响极大。企业要纠正员工以上观点，成功推行5S活动就要一定的原则：
（一）自我管理的原则
良好的工作环境，不能单靠添置设备，也不能指望别人来创造。应当充分领先现场人员，由现场人员动手创造一个整齐、清洁、方便、安全的工作环境，使他们养成现代化大生产所要求的遵章守纪、严格要求的风气和习惯。
（二）勤俭的原则
开展5S活动，要从现场清理出无用之物，其中，有的只是在现场无用，但可用于其他地方，有的虽然是废物，但应本着废物利用、变废为宝的精神，物尽其用。
（三）持之以恒的原则
5S活动开展起来比较容易，可以搞得轰轰烈烈，在短时间内即可取得明显效果，但要坚持下去，持之以恒，不断优化则不容易。因此，开展5S活动，重在坚持。企业首先将5S活动纳入岗位责任制；其次，要严格、认真搞好检查、评比和考核工作，将工作结果同各部门和每一个员工的经济利益挂钩；第三，要不断提高现场“5S”水平，即要通过检查，不断发现问题。检查考核后还必须针对问题提出改进措施和计划，使“5S”活动坚持不断地开展下去，这样企业才有良好发展的基础。
作者系北京正略钧策企业管理咨询有限公司顾问。创立于1992年的正略钧策是中国成立时间最久、业务种类最全、员工人数最多、专业化程度最高、影响力最大的管理咨询公司之一。正略钧策作为中国大型综合性专业化管理咨询公司，业务范围涵盖战略咨询、营销咨询、人力资源咨询、运作信息化咨询、教育培训服务、投融资咨询、高级人才服务、企业文化咨询、政府咨询、管理图书出版等。（© 世界经理人）