如何编制采购手册
作者: 来源: 文字大小:[大][中][小]
一、采购手册的目的
企业、学校、医院及政府机构等各种组织，为了使内部各单位在执行采购作业时有所遵循，通常都会编制“
采购管理手册”、“物料管理手册”或“采购作业规定”等文件（以下统称为“采购手册”），以促进采购活动的制度化与合理化，并能达到适质、适时、适量、适价、适地的目标。
采购手册的基本目的是有效地将信息传达给每一位相关人员，因此不管公司大小，采购手册中都应该提供必要的指导原则，以方便有关人员了解与控制采购政策、步骤和架构等。
二、采购手册的形式
采购手册可按公司的大小、业务范围以及不同的需求而采取许多的形式，但是不管何种形式，采购手册必须根据公司整体的政策而制定。一般公司的采购政策都包含在总公司的制度中，而分公司的采购部门则可依据当地的实际情况做适当的调整与修正，而且修改要征得总公司同意才可施行。
采购手册并没有一套标准的架构，不同的公司有不同的形式。完整的手册应该包括组织架构、职务、权责、功能、公司政策、部门政策、步骤、流程、指示、规范和有关公司特殊事项的指导原则。每一个企业或机构的手册，都是依据组织的特定需求来设计的。
手册的格式应该依据个别的需求而量身订做。一般而言，手册都会以活页的方式装订起来，方便人们翻阅。现在由于计算机使用普遍，许多公司都把政策、制度在计算机中建档，这样不但需求者能立即取得信息，也方便公司在修正制度时以更快的速度更新，而不必像印刷品那样必须花较多的时间去重新制版印刷。
三、 采购手册的内容
采购手册的第一条，通常要叙述编制采购手册的目的。至于采购手册内应涵盖的内容项目，可参阅以下内容说明：
为有效地执行采购管理作业，编制采购作业规范手册确有其必要性，一方面可建立所有采购作业及成员作业方针及行为准则，方便其自主管理，另一方面可使采购组织成长及业务推动方向与经营者观念一致，取得公司上下其他部门的全力协作。
1.采购作业目标及定义；
2.采购部门的工作范围与任务；
3.采购相关组织系统图及定位，包括在企业组织中的位置、部门内组织分工等；
4.采购部门内各采购事务单位作业内容与职责；
5.采购部门内各采购成员的职责说明与权限，也可含采购成员资历甄选规定；
6.采购作业流程与各作业方法及规定要点说明；
7.作业单据填写说明、审核规定及计算机系统各作业操作流程说明；
8.采购市场信息的搜集方针及报告系统说明；
9.电子元件开发、产品说明、样本索取提供作业规定；
10.供应厂商的开发与评选办法；
11.供应厂商的评鉴及管理方法，含供应厂商辅导作业办法；
12.采购报价审议原则方针与交易付款、运送条件规定说明；
13.采购成员及公司其他部门与供应厂商接触交往行为的原则规范；
14.采购订单或合同制定、审议、签核的作业规定及范本；
15.采购组织内部成员及供应厂商对文件资料的保密规定；
16.物料采购记录、供应厂商档案及电子元件规格图表等记录档案运用及文件管理办法；
17.委外加工机（模）具委托开制或委托保管及维修保养办法规定；
18.资材验收、退货、品质不良事件及材料处理作业规定；
19.采购案件赔偿或抱怨、索赔作业规定；
20.紧急购案定义说明及作业处理规定；
21.委外采购及策略性采购作业方针；
22.采购参数设定（修订）、审议作业办法；
23.采购部门与其他部门的关系及关联性协调作业要点说明；
24.采购成员行为规范及相关惩处规定；
25.采购作业内部稽核办法及采购绩效评定说明。