采购基础知识
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商品采购是指为保证销售需要,通过等价交换方式取得商品资源的一系列活动,包括:确定需求、发掘货源、选择供应商、交易条件的谈判、签发购货合同、督促供应商、处理纠纷等。这一切都是由连锁企业的商品采购部来完成的。
1.采购部组织结构的确定
连锁企业依规模不同可考虑确定不同的采购部组织结构。如小规模连锁企业,采购及配送规模均不大,作业程序亦比较简单,可由采购经理同若干
采购人员协同完成。一般来说,较大规模的连锁企业采购部内分设不同的专项职能部门:一是按商品类别分设各类商品的采购人员。二是新
产品开发部门,职能是开发和引进新产品。三是采购委员会,裁决商品采购的重大事宜,其成员由各部门选择,以便在采购中吸纳各部门的意见。四是存货管制及商品配送。
2.商品采购制度的选择
连锁企业的采购制度一般可分为中央采购、授权采购及有限授权采购。其中中央采购即统一采购的应占采购商品总量的70%以上,其余部分可由门店自行采购,以保持其灵活性和各自的特色。
中央采购的商品,可先运至配送中心,再由配送中心按时按量发送门店,或就近由厂家直接送往商店。中央采购可以以量制价,压低进货价格,还可以降低购货成本,减少费用开支,从而实现规模效益。目前,国内连锁企业应努力完善管理,提高共同采购的比率。当然,适当地给门店一定的自采权也是必要的,如鲜活食品、区域特色商品等,但必须严格控制其范围,有的商品可提供供货商目录供门店选择。
在选择采购制度的时候,要注意以下几个要点:
(1)坚定不移地采用中央采购制,如连锁公司刚组建,中央采购总部还一时无法正常运转时,必须规定中央采购总部正常运转的时间表。
(2)对连锁店总部授权的采购制度的选择,一般规定只有在中央采购总部正在筹建之中无法正常运转时,门店可自行采购,但要有一个终止的时间表,并且与中央采购总部正常运转的时间表相一致。
(3)连锁店总部有限授权的采购制度,如无特殊需要,一般不予选择。不能迫于下属们要求自行采购权下放的压力,而无原则地做比例性的有限下放。
3.商品
采购管理的主要工作
商品采购是销售实现的前提,其管理工作包括:
(1)数据管理:测定各商品的销售量及销售金额,并区分畅销品与滞销品;计算商品周转率,周转率:平均销售额÷平均存货额,平均存货额:(期初存货额+期末存货额)÷2;计算交叉比率,交叉比率二周转率X毛利率,通常以每月或每季为计算期。
(2)调查与分析:研究商品的市场价格走势及供求状况;价格及成本分析;开拓新货源,开发新产品;自制、定牌监制或买人的决断;总代理、总经销业务的可行性分析;竞争对手货源及渠道调查与分析、店铺别、商品别、供货商别排行榜分析。
(3)采购业务:查核门店申购单;发出或征集报价单;分析报价;选择供货商,决定采购量、交货期、运输方式、合约种类及细则;采购业务监控;收货及查核;查检发票及批准付款给保险公司或供货商索赔。
(4)存货管理:存货分类;决定各类商品的最高存货量、最低存货量及安全存量;建立存货目录;处理过量及有问题存货。
(5)品质管理:定期与不定期检查配送中心及门店商品的质量,向有关人员介绍商品知识,协同做好商品管理工作。
(6)滞销品淘汰。
(7)新产品开发。
(8)厂商管理。
(9)制定标准及考核:制定及补充采购手册;协助有关部门对采购业绩及采购人员进行考评。
(10)向高层决策部门汇报等。