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研发流程图分析方法及流程特性

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依流程提供的信息来区分
流程图上除了各种代表作业的符号之外,还会有文字叙述提供实为详细的信息,由于讨论不同的管理议题时,分析作业活动所需的信息也不同,所以我们将流程图依分析的角度区分为时间观、单位观、方位观、人员观、系统接口观、控制观等六种观点:
1 时间观
  *提供工作执行的频率、件数、所需时间等信息。
  *用途:分析工作所需的时间、规划预计时程、执行进度控制,并检验是否能以工人调配的方式缩短流程的时程。
  *管理议题:流程效率的改进,项目时程及进度控制。
2 单位观
  *显示每个部门在流程中负责的工作事项以及彼此间往来互动的关系,与前面提过的跨功能作业互动图相同。
  *用途:确认各部门的职掌及工作范围,划分各部门的权利与义务,建立部门间工作协调的机制。
  *管理议题:组织结构。
3 方位观
  *显示工作单位,设备的相对位置与地理关系,就是前面提过的平面分析图。
  *用途:工作的传递是否与办公空间的配置相符,对办公空间作最有效的运用。
  管理议题:流程改进、成本管理
4 人员观
  *显示每个人员在流程中负责的工作事项以及彼此间往来互动的关系。
  *用途:分析人员实际执行的工作,是否与其责任相符,同时评估人员处理工作的权限是否适当并使用系统的接口。
  *管理议题:人力资源管理、权限控制、系统功能接口设计。
5 系统接口观
  *描述流程中各项工作须对系统输入/输出数据的项目。
  *用途:分析系统数据输入与输出的位置是否适当。
  *管理议题:数据输入与输出的正确性、系统功能接口设计。
6 控制观
  *描述流程控制点的位置以及控制措施的执行方式,与前面提过的控制点流程图相同。
研发流程概况
研发流程的特性
在企业传统作业流程八在循环的分类中,研发循环应该是最复杂,最难以管理的一个,台湾制造业一向以生产的效率闻名,然而在产品开发方面的成绩并不理想,如果从个别研发人员的产能来比较,可能比不上美国或日本,生产线由人员及机器设备构成,而且材料及零件依生产步骤逐次传递,属于“看得见的作业流程”,投入资源与产出成果的数量都很容易比较及衡量,基本上公司高层主管只要在产能满载时到生产线逛一逛,就能发现那里是作业的瓶颈,而且制造流程很容易藉由自动化改善效能。
研发作业是以人员为主体,所有的成果都是研发人员智慧的结晶,由于属知识性、创造性的活动,比较难像其他作业一样可以标准化,因而管理上的难度比较大,我们可以从以下几个层面来分析研发流程的复杂性:
1 项目导向
研发作业活动,不论是产品设计代工,或是自行开发新产品,都是属于项目导向的工作,必须针对每个项目重新确认目标、范围、时程、展开工作计划、分配资源、而且这些项目都是预估值,实际执行的结果通常与当初预期不一致,不像其他作业工作的周期比较固定,以财会为例,每个月底一定会有结帐作业,而且执行步骤及所需的时间也很固定,比较不会出现误差,研发作业实际执行的情形不如预期而发生变动或调整,很容易对其他项目造成影响,而且这样的效还会逐步扩散甚至交互影响。
2 跨部门支持作业及沟通协调
新开发的产品不但要满足客户对功能的需注,成本还要够低,因而研发人员需要许多其他部门的协助,例如业管部门在项目开始之前必须提供客户的需求数据,并在客户需求变更时立即通知研发单位,仓储部门必须提醒研发人员还有哪些多余的零件库存,高法先消耗掉,如果新产品必须用到新的零件,必须由资材部门协助完成新料件确认的工作,如此新料件才能在生产线正式使用,采购部门必须协助研发人员制作样品并高定整个制造过程,程序部门必须协助研发人员开发输出入接口等程序。
以上众多的支持作业,会在整个研发流程中的不同时点,由各部门重复提供支持协助,然则由于支持作业的掌控通常不在研发部门手上,跨部门协调沟通比较费时,很容易因为支持作业未如期执行,而影研发作业完成的时间及质量。
3 权责难在明确
传统上企业是将功能类似的职责,合并成一个部门,然后指派一名主管负责该部门业务的推动,大部分的人员也只有一个老板,相比这下研发作业就复杂很多,通常研发部门也是会依各项专业技术划分功能单位,以电子业为例,至少都有线路设计、机构设计、组件配置设计,输出入软件设计等单位,然而研发的工作为项目导向,各功能单位的人员都会分派到不同的项目上,由项目经理掌控工作状况及进度,导致研发人员可能必须面对2个经上的老板,变成矩阵式组织,此时很容易出现人员指挥与绩效考核的冲突。
如果人员的绩准备是单位主管负责考评,那么项目经理就没有权利要求人员达面项目目标,此外主管通常须负责人力资源的管理与调度,可以因亲的项目出现,或是其他项目必须赶进度,要求抽调其他项目的人员,项目经理通常无法拒绝单位主管的要求,人员的调动不但进接影响到项目的进度,也容易因为权责无法明确而导致研发质量的降低,研发作业所面临人力资源的调度及指挥的问题,是其他作业不会遇到的。
4 文件数据满天飞
研发作业的核心工作在于产生设计图等文件,一个产品的设计往往须由种专业技术人员共同完成,以电子业我例,其中包含硬件机构的设计,线路的设计,组件摆放位置的设计,这些设计项目不但有前后顺序的关系,而且会互相影响,例如线路图变更设计,就必须将变更的结果交给其他研发人员作机构与组件配置的修改,因而设计图及规格数据(还有个别零件图与规格数据)会在各项目成员之间不断传来传去,甚至还必须送给客户或供货商等其他单位,在多个项目同步进行的情况下,文件数据传递路径变得十分复杂,造成管理上的问题。
5 循环性的测试与设计变更作业
为了确保新产品的质量,通常在开发过程中会制造样本并进行测试,如果发现问题,就必须执行设计变更问题排除,并于修改样本之后南重新执行测试工作,此项作业将不断循环,一直到产品质量达到标准为止。
部分产业产品测试的项目繁多,以电子业为例,主机板的开发必须在一周的时间之内完成四千项测试工作,在多个项目同时进行的情况下,测试作业的排程本身就是个挑战。其次由于测试及设计变更作业不断重复,而且每次设计变更需要修改的部分以及负责修改的人员可能都不同,一旦重复次数太多,研发人员可能会搞不清楚到底是执行第几次的设计变更,导致设计文件版本的混乱,造成产品一再出现错误,而廷误单交付的时程。
6 外部沟通
收于科技的快速发展,新的产品技术及组件不断出现,消费者的需求也不断变化,为了确保开发出来的产品能满足客户的需求,又能达到最佳质量及最低成本的目标,研发人员必须不断与上游技术厂商联系,以掌握最新的产品技术及组件,同时必须与客户保持联络,以便在客户改变功能需求时,可以随时调整,另一个方面也须与供货商密切沟通,以确保新组件的来源没有问题。这些沟通与联系的工作对研发作业而言不但是常态,也是流程上的不确定因素,而且其结果对于产品开发的进度有直接的影响。
7 知识性工作
另一个研发作业的特色,是其为知识性的工作,而非操作性的工作,其他部门的工作通常比较偏向操作层面,以财会流程为例,前端的输入订单、中间的过财动作以及后端的报表编制,主要是执行会计例行性的程序,不但没有固定的步骤,而且作业时间比较容易估计,相比之下研发工作就属于知识性、创造性的,以主机板为例,某一个组件原本为长方形,而新的组件为圆形,如何将新的组件加入并调整配置方式,而不影响原本主机板的大小,又可兼顾电源、散热,电磁波等质量要求,就组件配置的设计而言可能是从未遇过的问题,此问题的解决步骤可能与之前不同,而所需的时间也比较难以掌握。

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