什么样的办公方式效率最高?
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采取什么样的办公方式才最有利于提高劳动生产率?一直是
人力资源管理的重要课题。新经济的快速发展,电脑、移动电话、网络等信息技术进入现代化办公室,传统的办公方式正在经受严峻的挑战。怎样才能提高办公效率,让每个人发挥更大的潜能?国内外企业界对此进行了卓有成效的探索。
竞争式办公
最近,美国密歇根大学的研究人员进行了一些有意思的实验,他们安排一个工作小组的人员在一个专门设计的“竞争房间”内一起工作了几个月,结果发现,工作人员在这种新型办公室内的工作效率,比在传统的办公室内的工作效率提高了一倍,这个惊人的发现,使研究人员欣喜若狂。密歇根大学信息学院电子业研究合作实验室的助理研究员斯蒂法尼·蒂斯利说,近来,许多软件开发公司都尝试将其员工置于“竞争房间”中,以增进他们之间的交流和更深层次的合作。工作人员不再像以往一样在分离式的小隔间内干活,而是坐在一个开放式大房间的工作站里上班,这种独特的房间是典型的具有中央工作台、白板和卡片簿等配套设备的工作室,它有利于进行群体讨论,公司期望能从这种独特的安排中获益,而员工们对这种做法持怀疑态度,担心他们会因此而暴露个人隐私,并且在专心致专于某项工作任务时可能会不得安宁,密歇根大学的研究人员说,他们的研究是兼顾工作效率和员工满意度的情况下进行的,对影响效果进行了检验。
该项目小组对一个大汽车公司的6组软件开发人员进行了测试,这些工作人员几乎没有在“竞争房间”工作过的经验,利用软件开发业通常采用的考核方法,研究人员对员工的劳动生产率进行评价,然后,将在“竞争房间”内工作的员工的工作效率数据与传统情况下的工作效率进行比较,研究人员还对参加试验的员工进行面试,并让他们在试验前后分别填写了问询表,此外,研究人员特别细致地观察了两组软件开发人员,观察他们解决各类问题的过程,并且把他们的行为拍摄下来。试验表明,在“竞争房间”中,员工的工作效率是以往的2倍多,而且,在后续的11次试验中,研究人员得到了几乎相同的结果,有的甚至把工作效率提高到4倍!
从员工们试验前后所填写的问询表中,研究人员发现,员工们更喜欢在“竞争房间”中,而这比他们参加试验前所想像的要好得多。员工们说,他们在考虑问题时,也并没有被身边的同事弄得心烦意乱,他们学会了如何调节自已,使自已在重要事情发生时能够及时地投入到工作中,确实,偶尔听到其他人的谈话,观察别人的行为也许会对工作效率有一定的影响,但是,当一名员工正专心致志于一个软件编程问题时,从他身边经过的人会停下来提供一些帮助,当员工向同事解释一个问题时,其他人能够偶尔插上一句说明或更正的话,这样可使集体智慧得到充分的发挥。那么,怎样解决隐私的问题呢?例如,打个私人电话,告诉银行办理一笔贷款,或者打电话向医生询问医疗检查结果等。研究人员在“竞争房间”旁设置了几个隔离的、备有电话和计算机的小房间,这样上述的问题就很容易解决了。
弹性式办公
所谓弹性能工作制,就是指在完成规定的工作任务或固定的工作时间长度的前提下,员工可以自由选择工作的具体时间安排,以代替统一固定的上下班时间的制度。目前,弹性工作制主要有3种形式,一是核心时间与弹性时间结合制。一天的工作时间由核心工作时间(通常5——6小时)和环绕两头的弹性工作时间所组成。核心工作时间是每天某几个小时所有员工必须到班的时间,弹性时间是员工可以在这部分时间内自由选定上下班的时间。例如某公司规定每天工作时间为8小时,不算1小时的午餐休息时间,核心工作时间可以由上午9时到下午3时,而办公室实际开放时间为上午6时到下午6时,在核心工作时间内,所有员工都要求来到工作岗位,但在这个核心区段前后的弹性时间内,员工可以任选其中的3个小时工作。二是成果中心制。公司对职工的劳动只考核其成果,不规定具体时间,只要在所要求的期限内按质量完成任务就照付薪酬。三是紧缩工作时间制。职工可以将一个星期内的工作压缩在两三天完成,剩余时间由自已处理,职工上班时间减少,可以节省交通费,提高公司的设备利用率。
弹性工作制比起传统的固定工作时间制度,有着明显的优点。弹性工作制对企业或组织的优点主要体现在:(1)可以减少缺勤率,迟到率和员工的流失。(2)可以增进员工的生产率,有一项研究表明,在所调查的公司中,弹性工作制使拖拉形象减少了42%,生产率增加了33%,对这种结果的解释是,弹性工作制可以使员工更好地根据个人的需要安排他们的工作时间,并使员工在工作安排上能行使一定的自主权。其结果是,员工更可能将他们的工作活动调整到最具生产率的时间内进行,同时更好地将工作时间同他们工作以外的活动安排协调起来。(3)增加了工作营业时限,减少了加班费的支出(例如,德国某公司采取该项制度后,加班减少了50%)。弹性工作制对员工而言也是有益的,一方面员工对工作时间有了一定的自由选择,他们可以自由按照自已的需要作息,上下班可以避免交通拥挤,免除了担心迟到或缺勤所造成的紧张感,并能安排时间参与私人的重要社交活动,便于安排家庭生活和业余爱好,另一方面,由于员工感到个人的权益得到了尊重,满足了社交和尊重等高层次的需要,因而产生责任感,提高了工作满意度和士气。
无等级办公
等级隔阂是人与人关系难以融洽的一大原因,这种不同等级间形成的思想隔阂是很难消除的,它的存在妨碍了人们间的相互沟通,不利于企业职工间形成一个坚强的整体,为共同的事业齐心协力。因此,在管理工作中,应当尽可能消除它的影响。微软公司在公司内部人员关系的处理上正是这么做的。平等的办公室,只要是微软公司的员工,都有自已的办公室,或房间,每个办公室都是相互隔开的,有自已的门和可以跳望外面的窗户,每个办公室的面积大小都差不多,即使董事会主席比尔和总裁谢利的办公室也比别人大不了多少,对自已的办公室,每个人享有绝对的自主权,可以自由装饰和布置,任何人都无权干涉,至于办公室的位置也不是上面硬性安排的,而是由职工自已挑选的。如果某一办公室有多个人选择,可通过抽签决定,另外,如果你第一次选择的不满意,可以下次再选,直到满意为止,每个办公室都有可随手关闭的门,公司充分尊重每个人的隐私权,微软公司的这种做法与其他公司都不相同,它使职工们感到很有意思,而且心情很舒畅。当时,在微软公司职工中最流行的笑话是:你的办公室就如同西雅图市的天气一样,不喜欢没有关系,等一会儿就会让你满意的,即有可能的话,尽量使职工能选择一个自已满意的、完全受自已支配的,不用感到时刻有被监督着的工作环境,以便使你更顺心地去对待工作。
移动式办公
早上,中国惠普总裁孙振耀走进位于大北窑桥畔的惠普大厦10层,跟往常一样,第一件要干的事是寻找自己今天的办公位子。奇怪吗?身份如此显赫的惠普总裁竟然没有一间属于自己的办公室。在最近一次中国惠普的办公方式调整中,孙振耀把自己划在了“出差较多,不需要固定位子”的员工行列,这是一个占到惠普(北京)员工总数54%的600余人的队伍,公司按照3比1的比例给他们配备了200个办公位子。于是,在这幢目前北京惟一一座实现移动无线办公的大厦里,你就经常能见到这样的风景:有人风风火火地冲进电梯,左手握着手机,右手举着无线电话旁若无人地谈着业务;有人正坐在咖啡间一边“摆弄”笔记本电脑一边喝热饮,笔记本的左侧插着一块方方正正的无线上网卡。
“只需给他们每人配备一台笔记本电脑、一块无线上网卡和一部无线分机电话就OK了。”中国惠普行政部经理袁伟说,惠普的这次变革做的非常彻底,不仅仅是那些经常要见客户、要出差的销售部、市场部与现场维修部员工参与到新一代移动办公中,就连后台的固定位置部分也彻底统一了标准,袁伟说:“这种开放性的移动办公形式不仅使部门间的沟通变得很容易,还令员工感觉非常自由、自我,只要带上那三件设备他可以在大厦内随便走动而不耽误工作,大大提高了工作效率。更重要的是公司真的因此节省了大笔开支:原来8个楼层容纳了700多名员工,现在有1100名员工在这里工作。房租永远是我们这类高科技大公司成本中的第一位,但是,实现移动办公至少为北京惠普节省了1/4面积。”
一位世界级跨国公司的员工说,分摊在他们公司每名员工身上的办公面积、各种水电资源费、维护费每年要达到8000多美金(不含年薪)。在成本与利润的重压下,没有老板会对降低高昂的办公费用不感兴趣,或许用不了多久,惠普大厦里的那道流动的风景,将替代格子间成为京城写字楼里的新潮流。
玩乐式办公
边敲击键盘边戴耳机听音乐,一天工作10小时以上仍乐此不疲,下班后把亲朋好友召来公司开派对……这就是德国新经济时代的职业场所,它已经模糊了工作与娱乐的界线。在新经济的美丽世界里,对于网络公司、网页设计师以及媒体咨询公司来说,工作应该是愉快的,而且愉快到愿意每天工作10——12小时也不觉得累。但德国专家警告说,虽然这些新经济新贵愿意为工作付出这么多精力及体力,但只有健康的身体才能实现工作的理想,必须适时聆听身体所发出的警讯。德国汉堡的七象通讯公司就是新经济职业场所的典型。现代化的办公室内,除了敲打键盘的声音外一片寂静,有些员工还戴着耳机,边工作边听着他们喜欢的音乐,公司领导人华格纳很惬意地说:“早上一觉醒来想到要工作,就是件愉快的事。”华格纳的工作态度很轻松,而目的便是为了要激励这些年轻的职员。这一招果然奏效,在一向以欧洲工时最短而闻名的德国,七象公司的员工都心甘情愿地每天工作10-12小时。
长时间工和可能是一般上班族的梦魇,但对于新经济时代的年轻人来说,长时间工作根本不是问题,而且还乐于这样做,新经济制造出一群新的工作狂,他们活着就是为了工作,而不是为了生活。新经济的开端始于美国,因此玩乐办公室的概念是从美国引进的,同事成为好友,工作生活成为一场大派对,所有活动都集中在办公场所,下班时间一到,这些新经济新贵们并不是急着回家,而是把亲朋好友召来公司参加即兴派对,老板还会随时供应餐饮,让员工吃吃喝喝,由于次日都得早起会见客户,所以大家都不会喝醉。七象公司的专案经理罗丝说,她很喜欢她的工作,即使工作12小时后,她还有精力能做其它的事,她以前的从事朝九晚五的工作时,每天准时下班,反而累得很。华格纳表示,“自由”是新经济职业场所的最重要因素,老板得努力为员工营造愉快的工作气氛。但心理学家葛莱瑟则说,一边努力工作,一边大玩特玩的新经济员工,要实现工作理想,必须有健康的身体,人人都必须确保自身的“电力”足够并随时充电,否则未来很危险。