采购管理策略：进行需求分析
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所谓采购需求分析，就是分析该买什么、买多少、什么时候买、花多少钱、什么时候得到以及怎样得到的问题。正确的采购分析，不仅可以保证及时获得合格的生产物资，也是控制成本的一项重要工作。
究竟该买多少才算合适？什么时候下单最好？要想很好地解决这个问题，
采购管理人员就必须认真分析需求的变化规律，根据这个需求变化规律，不需用户（这里的用户指使用所采购物资或服务的部门个人）自己申报，采购管理部门就能知道用户什么时候需要什么品种、需要多少，进而可以主动地制定采购计划，主动地满足用户需要。
一、运用采购需求表
需要进行采购，首先需要解决采购什么、采购多少、什么时候采购的问题。而要解决这个问题，就是要解决我们采购员所代理的全体需求者们究竟需求什么、需求多少、什么时候需要的问题。
解决这个问题，在企业中传统的做法是让企业各个单位层层上报“采购需求计划表”。有的是定期报，这个星期报下个星期的计划、这个月报下个月的计划、今年报明年的计划。有的是不定期的报，什么时候想起来需要买什么东西，就填一张“请购单”(见第八章方法60)，把它交到采购部。
采购部收齐了这些采购需求计划表、请购单以后，需要把所有需要采购的物资分类整理统计出来。这样就弄清了用户需求什么、需要多少、什么时候需要的问题。
这样的操作过程虽然可以达到解决问题的目的，但存在以下几个弊病：
1．这种方式兴师动众，往往要麻烦很多人，造成了人力资源的浪费。
2．只要有一个部门的采购计划表没到齐，采购部就不能进行需求的整理统计，就不能得出统一的需求计划，往往贻误最佳采购时机。
3．交上来的表往往不准确、不可靠，给采购的效果带来许多不稳定因素。
二、统计分析
在采购需求分析中用得最多、最普遍的就是统计分析。统计分析的任务就是根据一些原始材料来分析求出客户的需求规律。在实践中，统计分析通常有以下两种方法：
1．对采购申请单汇总统计。现在一般的企业采购都是一种这样的模式：要求下面各个单位每月提交一份采购申请表，提出每个单位自己下个月的采购品种数量。然后采购科就把这些表汇总，得出下个月总的采购任务表，再根据此表制订下个月的采购计划。
2．对各个单位销售日报表进行统计。对于流通企业来说，每天的销售就是用户对企业物资的需求，需求速率的大小反映了企业物资的消耗快慢。因此由每天的销售日报表就可以统计得到企业物资的消耗规律。消耗的物资需要补充，也就需要采购。因此物资消耗规律也就是物资采购需求的规律。
三、采用ABC分析法
一个企业除了生产所需要的原材料外，还有办公用品、生活用品等。因此需要采购的物资品种是很多的。但是这些物资的重要程度都是不一样的。有的特别重要，一点都不能缺货，一旦缺货将造成不可估量的损失。有些物资则相对不那么重要，一旦缺货，也不会造成多大的损失。
面对这样的情况，我们在进行采购管理时该怎么处理呢？这时候我们最有效的方法，就是采用ABC分析法，将所面对的成千上万的物资品种进行ABC分类，并且按类别实行重点管理，用我们有限的人力、物力、财力去为企业获得最大的效益。
ABC分析法在实际运用过程中，通常可以参照以下步骤进行：
1．为确定ABC分类，先得进行统计分析，要选定一个合适的统计期。在选定统计期时，应遵循几个基本原则：比较靠近计划期；运行比较正常；通常情况取过去一个月或几个月。
2．分别统计出所有各种物资在该统计期中的销售量（或者采购量，下同），单价和销售额，并对各种物资制作一张ABC分析卡，填上品名、销售数量、销售金额。如下表所示。
3．将ABC分析卡按销售额由大到小的顺序排列，并按此顺序号将各物资填上物料编号。
4．把所有ABC分析卡依次填写到ABC分析表中，并进行累计统计。
四、物资消耗定额管理
物资消耗定额管理也是一种需求分析的好方法。通过物资消耗定额，就可以根据产品的结构零部件清单或工作量求出所需要的原材料的品种和数量。
所谓物资消耗定额，是在一定的生产技术组织的条件下，生产单位产品或完成单位工作量所必须消耗的物资的标准量，通常用绝对数表示，如制造一台机床或一个零件消耗多少钢材、生铁，有的也可用相对数表示，如冶金、化工等企业里，用配料比、成品率、生产率等表示。
在实际操作中，物资消耗定额管理通常有以下三种方法：
1．技术分析法。技术分析法具有科学、精确等特点，但在操作过程中，通常需要经过精确计算，工作量比较大。在应用中，通常可参照以下步骤：
●根据产品装配图分析出产品的所有零部件；
●根据每个零部件的加工工艺流程得出每个零部件的每个加工工艺；
●对于每个零件，考虑从下料切削开始一直到后面所有各道加工的切削完成形成零件净尺寸C为止的所有切削的尺寸留量c。
●每个零件的净尺寸C加上所有各道切削尺寸留量c之和，就是这个零件的物料消耗定额T:
T=C十∑ci(i=1,2,3,4)
2．统计分析法。统计分析法是根据以往生产中物资消耗的统计资料，经过分析研究并考虑到计划期内生产技术组织条件的变化等因素而制定定额的方法，采用统计分析法以大量详细可靠的统计资料为基础。例如我们要制定某种产品的物料消耗定额，我们可以根据过去一段时间仓库的领料记录和同期间内产品的产出记录进行统计分析，就可以求出平均每个产品的材料消耗量。这个平均消耗量就可以看成是该产品的物料消耗定额。
3．经验估计法。经验估计法是根据技术人员、工人的实际生产经验，参考有关的技术文件和考虑到企业在计划期内生产条件的变化等因素制定定额的方法。这种方法简单易行，但缺乏较为严密的科学性，因而通常精确度不高。
五、推导分析
所谓推导分析，就是根据企业主生产计划来进行需求分析，求出各种原材料、零部件的需求计划的过程。推导分析不能够凭空想像，也不能靠估计，一定要进行严格的推算。
推算所依据的主要资料和步骤过程如下：
1．制定主产品生产计划。这个计划主要是根据社会对主产品的订货计划以及社会维修业所提出的零部件的订货计划共同生成。
2．制定产品的结构文件。就是要推导分析出装配主产品需要哪些零件、部件、原材料，哪些要自制，哪些要外购，自制件在制造过程中又要采购什么零件、部件、原材料等。这样逐层分析得出主产品的结构层次。每一个层次的每一个零部件都要标出需要数量、是自制还是外购以及生产提前期或采购提前期。所有自制件都要分解到最后的原材料层次，这些原材料层一般是最底层，一般都是需要采购的。
由这个主产品结构文件可以统计得出这样一个完整的资料，即为了在某个时间生产出一个主产品需要分别提前多长时间采购一些什么样的部件、零件和原材料，需要采购多少。把这些资料形成一个表，就是主产品零部件生产采购一览表。
3．制定库存文件。到仓库保管员处调查了解主产品零部件生产采购一览表中所有各个部件、零件、原材料的现有库存量以及消耗速率。这样得到一个主产品零部件库存一览表。