采购员必备能力和素质要求
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采购不仅是价格问题，更多的是品质水平、品质保证能力、售后服务、产品服务水平、综合实力等等。有些东西看起来买得很便宜，但经常维修、经常不能正常工作，就大大增加了使用的总成本，如果买的是假冒伪劣商品，则会蒙受更大的损失。
作为一名采购员，从基本出发点看，应具备以下的能力
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成本意识与价值分析能力
采购支出是构成销货成本的主要部分，因此
采购人员必须具有成本意识，会精打细算，锱铢必较，不可大而化之；其次，必须具有“成本效益”的观念，所谓“一分钱一分货”，不可花冤枉钱，买了品质不好或不堪使用的物品，并能随时将投入（成本）与产出（使用状况——时效、损耗率、维修次数等）加以比较。此外，对于报价单的内容，应有分析的技巧，不可以“总价”比较，必须在相同的基础上，对原料、人工、工具、税款、利润、交货时间、付款条件等，逐项加以剖析评断。
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预测能力
在动态经济环境下，物品的采购价格与供应数量经常会调整变动，采购人员应能依据各种产销资料，研判货源是否充裕，再与供应商接触，并可从其“惜售”的态度，揣摩物品是否可能供应日绌。从物品原料价格的涨跌，也能推断
采购成本将受影响的幅度有多大。总之，采购人员必须扩充见闻，具备“察言观色”的能力，才能对物品未来的供应趋势预谋对策。
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表达能力
采购人员无论是用语言或文字与供应商沟通，必须能正确、清晰表达所欲采购的各种条件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语意含混，滋生误解，尤其是忙碌的采购工作，采购人员更须具备“长话短说，言简意赅”的表达能力，以免浪费时间，而以“说之以理，动之以情”来获取优惠的采购条件，更是采购人员必须锻炼的表达技巧。
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良好的人际沟通与协调能力
由于采购业务牵涉范围广，相关部门多，欲使采购业务能顺利进行，而获得良好的工作绩效，除了采购人员的努力外，尚需企业内部各有关部门的密切配合。
因此，采购人员必须具备良好的人际关系与协调能力，以期获得有关部门的合作，而圆满完成任务。
采购工作成功与否，主要决定于供应商的选择是否正确。所谓“男怕选错行，女怕嫁错郎”，采购最怕选错供应商。因此，采购人员必须以公平、公开、公正的方式来评选供应商，不可心存偏见，厚此薄彼。
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与供应商来往应公正与诚实
处理采购业务时应对事不对人；在可能的范围内协助供应商及获得供应商的配合与信任（助人助己）；不接受供应商的热情招待及礼物；设法取得供应商的敬重。与供应商的来往，也必以实事求是的态度相待，不可有欺瞒的行为，造成不道德的采购。
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临财不苟得
采购人员所处理的“采购单”在性质上与“钞票”并无太大差异，因此难免被惟利是图的供应商所包围。无论是威逼（通过人际关系）或利诱（回扣或红包），采购人员都必须维持“平常心”、“不动心”，否则牺牲公司权益，图利他人或自己，终将误人误己，所以重利忘义之徒实难胜任采购职责。
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具备敬业精神
虽然造成原料短缺的原因很多，若采购人员不能抱有“舍我其谁”的态度，负责调度所需的物料，将使公司损失不轻。
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虚心与耐心
采购人员虽然较占上风，但对供应商的态度，必须公平互惠，不可趾高气扬，傲慢无理。与供应商谈判或议价的过程，可能相当艰辛与复杂，采购人员更需要有忍耐、等待的修养，才能“欲擒故纵”，气定神闲地进行工作。居于劣势时，也能忍让求全，不愠不火，克尽事功。
◆ 采购时应遵循5R原则
1．适时(Right time)
在需要的时候，能及时地供应物料，不发生停工待料，也不过早送货，挤占货仓及积压资金。因此何时订购、何时进料都需要事先进行详细分析计算，如处理订购单时间要多长，供应商生产能力有多大，供应商运输交货时间要多长，检验收货时间要多长，出现各种异常大致需多长时间处理等都需要事先详细分析，才能做到适时。
2．适质(Right quality)
厂商送来的物料和货仓发出去生产的物料，品质应是适当的，都是符合规定要求的。若进来的物料品质不符合标准，生产的产品同样难以达到客户的标准，因而会降低公司声誉，影响公司销售业绩。
3．适量(Right quantity)
采购的数量应是适当的，不会发生缺料，也不发生待料。采购数量若不足，会引起停工待料，影响交期；采购数量若过量，将导致资金积压，甚至浪费。因此应有一个经济的订购量。
4．适价(Right price)
材料的采购价格应适当，即用相对合理的成本获取所需的物料。采购价格要求若过低，可能会降低材料的品质、延误交期或损害了其他交易条件；采购的价格若过高，成本难以负担，公司产品利润少，竞争力减弱，容易失去市场。
5．适地(Right place)
供应物料的厂商与使用的地方距离应越近越好，距离若太远，运输成本加大，无疑影响价格；并且距离太远，沟通协调、处理事情很不方便，所需的时间长，容易延误交期。