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供应商管理:项目采购供应商的选择步骤

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选择项目采购供应商时,一般具有以下基本步骤:
1.成立供应商评选小组
供应商选择是一个集体的决策,需要企业各部门有关的人员共同参与讨论、共同决定,获得各个部门的认可,包括采购部的决策者和其他部门的决策影响者。供应商的选择涉及企业的生产、技术、计划、财务、物流、市场等部门。对于技术要求高、重要的工程采购项目来说,特别需要设立跨职能部门的供应商选择小组。供应商选择小组应由各部门有关人员组成,包括研究与开发部、技术支持部、采购部、物流管理部、市场部、计划部等。
2.决定全部的供应商名单
通过供应商信息数据库,以及采购人员销售人员或行业杂志、网络等媒介渠道了解市场上能提供所需物品的供应商。
3.决定评审的项目
由于供应商之间的条件存在差异,因此,必须有客观的评分项目,作为选拔合格供应商的依据。通常包括下列各项:
(1) 一般经营状况;公司成立的历史;负责人的资历;注册资本额;员工人数;完工记录及实绩;主要客户;财务状况。
(2)制造能力;生产设备是否新颖;生产能量是否已充分利用;厂房空间是否足够;厂房距离的远近;作业员的人力是否充足;
(3)技术是自行开发还是信赖外界;有无与国际知名机构技术合作;现有产品或试制样品之技术评估技术人员人数及受教育程度。
(4)管理制度的绩效;生产管制流程是否顺畅合理,产出效率如何;物料管理流程是否电脑化,生产计划是否经常改变;采购作业流程是否能确实掌握材料来源及进度;会计制度是否对成本计算提供良好的基础。
(5)品质能力;品质管理制度的推行是否落实,是否可靠;有无品质管理手册;是否订有品质保证的作业方案;有无政府机构的评鉴等级。
4.确定评审项目的权重
确定代表供应商服务水平的有关因素,据此提出评估指标。评估指标和权重对于不同行业和产品的供应商是不尽相同的。
5.逐项评估每个供应商的履行能力
为了保证评估的可靠,应该对供应商进行调查。在调查时一方面听取供应商提供的情况,另一方面尽量对供应商进行实地考察。考察小组由各部门有关人员组成,技术部门进行技术考察,对企业的设备、技术人员进行分析,考虑将来质量是否能够保证,以及是否能够跟上企业所需技术的发展,满足企业变动的要求;生产部门考查生产制造系统,了解人员素质、设备配置水平、生产能力、生产稳定性等;财务部门进行财务考核,了解供应商的历史背景和发展前景,审计供应商并购、被收购的可能,了解供应商经营状况、信用状况,分析价格是否合理,以及能否获得优先权。

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