项目组合管理PPM
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最早提出“组合管理”思想的是诺贝尔经济学奖获得者、美国经济学家harryMarkowitz,他于1952年在Journaloffinance杂志上发表文章《现代组合理论》,阐述如何进行投资组合选择,减少投资风险。直到1998年,才由JohnthorP在theinforMationParadox上发表文章指出:组合管理常被用来进行风险管理,也可以用来获取投资的最大回报。这种管理思想在金融投资领域叫做投资组合管理(PortfolioMan ageMent)。近几年,随着信息技术和项目管理技术的发展,这种思想被引进到了项目管理领域,叫做项目组合管理(ProjectPortfolioManageMent,以下简称PPM)。
1 PPM提出的背景
(1)项目种类越来越多。
随着我国市场经济的发展,各行业纷纷引进竞争机制,项目公司所承接的项目种类越来越多。如果项目公司在同时进行多个不同类型的项目,就会形成一个项目组合。所做的项目类型越多,管理也就越复杂,因为随着项目类型和数量的增多,项目所涉及的范围也越来越宽广,内容也越来越复杂,情况千变万化。为了适应这种多变的情况,管理这些日益复杂的项目,就需要有新的管理思想、方法和能力。
(2)项目管理思想变革的需要。
从项目管理角度来看,目前我国的项目管理还一直停留在一种孤立的、隔离的传统管理方式上,既无法保证项目之间的有机联系,更无法保证项目与公司的战略目标相连。即使有些项目公司采用了系统化的管理思想,其范围也很有限,只是停留在单个项目的水平上,即以独立的项目为基础的分散式项目管理,而不是将所有项目视为一个整体进行管理,忽视了整个项目公司是一个系统的战略整体,它不利于公司在整体水平上优化资源,不能有效地处理与现有业务直接有关的、而且在公司水平上与未来发展密切相关的重要活动。同时,信息技术和网络技术的发展大大地改变了我们的工作方式,网络平台上的项目管理为更有效的信息沟通创造了条件。“多项目管理、全寿命管理、工程管理信息化”给传统的项目管理思想带来了挑战,这就需要一种新的项目管理思想来指导。
(3)项目公司自身发展的需要。
现在的项目往往是以组群的形态出现,特别是政府投资的大型项目,如长江三峡工程、北京奥运场馆建设工程等。面对这种项目的出现,简单的项目管理已经不适应形势的发展,这就需要把各种类型项目进行有机组合,促进项目公司提高管理效率。合理地进行项目组合,能够使企业的技术和财务资源得到有效的配置和利用,进而提高企业的创新效率和市场竞争力。因此,企业必须把更多的注意力放在项目组合管理上,特别是资源如何在项目之间合理分配,使企业获得持久的竞争优势。
鉴于以上问题的存在,要求项目公司采用有效的项目组合管理的系统理论方法,在单一项目决策和项目组合管理中,体现战略的要求,合理分配资源,以期获得高效率的项目管理。
2 PPM的概念
PPM的概念目前没有一个统一的认识,下面给出几个在国外有代表性的定义。这些定义之间虽然存在着差别,但基本观点是相似的。
(1)概念一:这种观点认为:项目组合管理不是简单的管理多个项目,每一个项目组合都需要根据自身的商业价值和公司战略来评价,并且要实现一定的商业目标或商业利益。
2)概念二:ProjectPortfolioManageMentorganizesase .这种观点认为:项目组合管理是把几个项目组成一个特定的组合,这个组合要有独立的项目目标报告、成本报告、时间进度表、完成情况报告、资源情况、风险和其他关键因素的情况报告。然后,项目经理能从整体上把握该组合,从而恰当地配置资源和调整项目以达到部门利益最大化。
(3)概念三:.这种观点认为:项目组合管理是既是科学也是艺术,它把知识、资源、技巧、工具和方法运用到项目组合中去,以达到或超过组织的目标。
(4)概念四:.这种观点认为:项目组合管理是有效地确定、评价、选择和管理项目集的过程。
(5)概念五:.这种观点认为:项目组合管理是一个动态决策过程,通过它选择或修正对组织目标的实现起积极作用的项目。综合分析以上观点,结合我国工程项目管理的实际情况,ＰＰＭ是管理多种类型项目的一种方法或思想,根据公司战略目标对每个项目进行评价、选择,将有限资源进行优化配置,通过项目的运行,实现组织目标。
3 PPM的特点
(1)管理多种类型的项目。
项目公司为了整体的利益,把一组项目用不同的方法组合在一起,这些项目具有共同的战略目标,共同分享组合内的资源。项目组合管理的最大特点就是管理多种类型的项目。项目进行的先后次序来讲,项目管理可以分为“项目链”管理、“项目网”管理和“项目组合”管理。“项目链”管理是依据特定要素进行的纵向管理,它是把一系列项目通过特定的标准联系起来的,如应用的技术,发生的地点等。“项目网”管理是横向管理,它是把项目公司在一个时点上正在进行的所有项目通盘考虑。“项目组合”管理是一种综合的管理形式,它是把不同类型的项目组合在一起考虑,如正在进行的项目和将要进行的项目,内部项目和外部项目,一次性项目和反复性项目,市场开拓型项目和紧缩型项目等都有可能包含在一起。另外,有的管理人员还把项目组合看作是具有共同目标的若干个Program的集合。这些Program组合在一起共同形成组织的目标。管理整个项目的组合与管理这些Pro gram有许多相同的特征,这个组合不过是更大一点的项目组合,如图1所示。
(2)PPM不仅仅是管理项目,关键是选择项目。PPM是针对公司管理层管理所有项目的一种方法,具体的单个Program的管理由项目经理层负责。PPM的主要任务是选择项目,在有限的资源范围内,使所选项目组合起来能更好的实现组织目标。在单个项目的管理中,“怎样做好这个项目”可能是问题的关键。而在项目组合管理中,“怎样实现各个项目对目标贡献最大”是关键的问题。
在选择项目时经常考虑如下问题:
①该项目对整个项目组合目标的实现是否有贡献?
②怎样组合这些项目才能使得项目组合的总体效益最好?
③是否现有的每个项目对将要加进来的项目都有负面影响?
④项目组合中的哪些项目对其他项目有依赖性?
⑤假如各个项目被分派了以后,项目组合总目标和总收益是否也被分派了?
在选择项目的过程中,项目组合管理注重对每个项目的评价,通常的评价步骤是:
①明确项目公司的战略目标。
②确定一个容易执行的评价项目的流程。
③建立项目的评价模型。
④按照项目的模型对项目进行评分。
(3)组织结构扁平化。项目组合管理层次上,管理人员所考虑的主要是些战略问题或关键数据,选择项目或做出决策时需要平等的交流和充分的沟通。项目组合中的各个项目是由各个协作团队来管理,每一个项目的具体数据和细节问题由项目经理层来处理。所以,实行项目组合管理的组织结构应该是扁平化的。
(4)项目管理信息化。项目组合管理是基于充分信息基础上的项目管理,管理过程离不开信息的支持,例如项目类型,某个项目和其他项目之间的联系,项目组织的信息,有关项目环境的信息等。这些数据能用来将各个项目联系起来,决定哪些项目将要开始,哪些项目优先开始,哪些项目将要停止。PPM数据库信息系统应提供的功能至少应该包括以下几个方面:
①项目评价程序和方法。
②项目的进度报告。
③项目关键数据的传递。
④资源供应计划。
⑤成本跟踪。
4 PPM的目标
项目组合管理经常要回答“我们应该做什么”和“我们应该放弃什么”,回答这些问题需要权衡一下战略需要和战术需要。管理人员应该考虑组织有能力能做的项目(组织的能力)和组织需要做的项目(组织的目标)。因此,项目组合管理也被看作为在组织有限资源的范围内实现组织目标的最高水平的管理。
图2 项目管理的成熟度
项目组合管理所追求的目标是达到图2右上角的水平,在这个拐角上,项目管理组织是成熟的,管理是积极的,项目被看作是实现组织目标的途径。这就是项目组合管理的一切:通过管理一个整体项目组合实现公司的目标。
因此,项目组合管理常常经过以下三个阶段才能实现其目标:
①把项目组合与公司战略联系起来。
②做出最合适的项目平衡和组合。
③实现该项目组合的利益最大化。
5 PPM需要的基本要素
有效的项目组合管理需要四种基本要素:人员、执行程序、信息系统和项目文档。人员组成至少要包括三个层次:决策者或批准者,评审委员会成员和经过培训的员工。有效的项目组合管理的管理过程至少由以下环节组成:识别项目,界定组合范围,评价项目,排列优先次序,成本效益分析,风险分析,资源管理,信息沟通管理。对管理信息系统的要求是:具备全面的项目数据库,历史数据库,项目评估系统和决策支持系统。有效的项目组合管理需要较好的文档管理,通常需要有标准的完备的文档:公司战略计划,项目信息编码,各种标准的报表格式,项目规章或项目文化。
6 PPM与其他管理方式的区别项目组合管理与其他项目管理方式存在较大的不同,主要体现在:
①面向的对象不一样:PPM面向的对象是公司高级管理层,其他项目管理方式面向的对象一般是项目经理层。
②管理的侧重点不同:其他项目管理方式注重的是项目如何得到最好实施,PPM注重如何选择较好的项目来实施。
③扁平的组织结构:因为根据项目进行了分权,所以直接面对的管理人员较少,组织层次较少。
④信息平台的应用:各个项目之间需要相互联系,高层管理人员需要通过信息系统和网络处理关键信息,另外还需要建立与委托人和供应商之间的网络联系。
⑤学习型的组织:组合管理注重的是各项目之间的联系,把每个项目都看成是一个系统的元素。各项目之间相互影响,各项目的管理人员需要互相学习、总结和提高,达到项目组合利益最优。
7 PPM的优缺点
项目组合管理是一种管理思想,不可能是任何情况下都是有效的,它本身存在很多优点和缺点,根据国外的理论和实践,下面给予简单总结。
(1)项目组合管理的优点
①通过有效的项目优化,提高了组织战略目标的可实现性;
②通过对项目组合的监管,提高了公司成效的可预见性;
③在有限的资源范围内实现了资源配置的最优化,使风险达到了最小化;
④由于放弃了不合适的项目,公司的最低收益有了保证。
(2)项目组合管理的缺点
①由于选择项目时没有明确的标准,项目选择常常被新技术、组织声望、政治目的或组织的一时幻想等因素所左右。
②由于对资源需求的错误估计,导致资源的供应不足、资源的不正确使用或关键项目上的资源浪费等。
③由于组织的凝聚力分散,导致意见的分散,责任界定不清楚,任务分配不明确。
④由于执行程序整体要求的复杂性或模糊性,导致了对执行程序要求的误解。
⑤由于选择了不适合的信息系统,难以满足项目信息要求,如进度要求、文档管理要求和项目进行情况等信息。
8 结束语
项目组合管理是随着项目复杂性程度的增加和项目公司自身发展的需要提出的,它是项目管理思想发展的新阶段,为项目公司适应时代的发展提供新方法,它能促进项目公司提高管理水平和经营效率,它必将引领我国项目公司向更高层次发展。