现代采购管理制度
作者: 来源: 文字大小:[大][中][小]
现代
采购管理是企业为了达成产销计划，从适当的供应商（RightVendor），在确保适当的品质（RightQuality）下，于适当的时间（RightTime），以适当的价格（RightPrice），获得适当数量（RightQuantity）的物料或服务所采取的一系列管理活动，即采购的“5R”原则。因此我们必须研究如何在获得物料或服务过程中，统筹兼顾采购的事前规划，事中的执行，事后的控制维护，以达到维持正常的产销活动，同时降低产销成本，实现我们的采购供应目标：密切供应商关系，保障供给，降低
采购成本，保证采购质量。
第一部分科室采购负责制是落实现代采购管理的支点
随着集团生产规模的不断扩大，相应地给采购供应管理增加了许多难度。供应采购部门将以科室岗位负责制为支点，实行分类采购专项专人岗位落实，建立采购队伍的激励机制，为企业的生产提供高质高性价比的生产原料和物资，落实现代采购制度，实现企业的生产经营战略。
科室岗位负责制是以科室为单位，进行分类协调采购，以岗位为考核和落实支点，进行专人专项采购管理。同时，在以科室为单位的采购管理运作中，要注意掌握采购中的几个因素：
1．数量就是力量。这是谈判课程中基本的原理。买方的采购批量是买方在谈判中的最大优势，但具体如何合理运用这个优势，却取决于不同的采购战略。对于某些生产资料的采购，其采购批量上的优势是相当明显的。为了维持价格的竞争性，同时也为了分散风险，常常要维持两到三个供应商。另外一方面，某些物料的采购，尤其是品种繁多的低值物品，单项商品的采购规模并不一定很大。如果仍然采取分散采购，则是自己削减自己的优势。这种情况下可以将同类商品，甚至不同类的商品进行合并采购，从而提升谈判的力量。试想，如果我们有近百项年采购量在几千元左右的商品，如果单独采购各项产品，将没有一项可获得采购优势，而且因为要与数百个不同的供应商交易，厂商的采购成本也是相当巨大的。但是如果能将这千项物品集中从一两个供应商那里采购，该厂商就是年采购量数十万元的
大客户，没有一个供应商会忽视我们的存在。
2．选择综合性供应商。如果我们要合并采购项目，有时一个具有综合能力的中小型公司可能更能满足我们买方的需要。对单一物料的制造商而言，单一客户的采购量未必很大。虽然他们具有成本优势，但其提供给我们买方的未必就是最好的价格，并且他们很少有为单独为某一客户储备大量的库存。相比之下，通过服务灵活的综合性供应商进行采购时，买方庞大的采购批量往往能够获得特别的折扣，我们买方可以要求供应商储备一定的库存量，从而将自己的库存削减到最小。而当我们买方由于
生产计划波动等原因而取消某些物料的采购订单时，因为大部分库存放在供应商那里，这部分损失可以和供应商一起分担，而且供应商还可以通过自己的销售渠道把这些多余的库存销售给其他客户。在供应商库存管理的支持下，企业生产在物料供应上也就有了保障。不仅如此，供应商通过增加库存和提供额外服务等手段，也可以与我们结成相当紧密的伙伴关系。供应商通过大批量的商品进出，实现薄利多销的目的；而当客户有其他的需求时，他们也往往会成为首选供应商。这是实际上是一个双赢的局面。
3．近地域采购。运输的时间和成本在物料采购中的作用不可低估。物料的交货期中大约有四分之一的时间是被用在了运输上。特别是一些低价值产品，长途运输无疑将增加采购的成本，有时甚至可能超过物料本身的价值。实际上很多厂商都注意到了这点。例如，诺基亚在建设北京经济技术开发区的星网工业园工程中，也邀请了他们的主板、电池、机壳等主要物料供应商在开发区建厂。在整个星网工业园中，诺基亚的物料可以做到随用随取，基本实现了零库存。
4．ERP系统的运用。ERP(企业资源管理)系统的应用无疑可以提高企业使用各种资源的效率。对于我们目前的情况来看，虽然没有实现完全的ERP管理，但是已经初步实现了电脑信息化管理，部门内部通过局域网的信息和资源互通互享，可以提高运作的速度，减少出错率，增强计划的准确性，从而带来采购成本的相应下降。
5．诚信的工作态度。“动荡经济”的到来使竞争法则从公司之间的竞争转为供应链联盟之间的竞争。良好的供应商关系是构建供应链联盟的基础，供应商关系管理因而成为决定企业竞争力的重要因素。良好的供应商关系是通过诚信互利的合作达到的。良好的信用纪录可以极大地提升采购方在谈判中的地位，采购员在向供应商要求更合理的采购条件时也不会难于启齿。同时，良好的供应商关系常常可以使买方在物料短缺时仍能以相对合理的价格及时得到供货，在供应充裕时又可以获得相当优惠的价格。
同时，以科室岗位负责制为基础的企业采购供应管理制度中，还将加强采购队伍的建设和管理，激励和监控
采购人员。我们企业供应链的主要成本是产品的直接材料，影响成本的因素有两个：采购价格和采购量。前者反映采购人员对行业的了解程度情况；后者则反映采购人员与市场、研发、计划、预测部门的沟通。这两者在采购行为上则表现为如何依据内部需求和外部供应变化，把握最佳时机和各类供应商进行谈判。加强对采购人员的培训，包括对专业采购技能、沟通能力等的培训；适时对供应商进行培训，将采购方的企业文化、采购运作方式渗透到供应商当中，这些都是必要的。
激励是管理的支持，有效激励的前提是明确的标杆和目标。建立监控体系和激励机制使采购团队在面对大量现金流和物流的环境中摆正了自己与公司的关系，有效的管理方法能提高工作效率。然而，如何将管理制度与管理方法有机结合，在提高效率的同时，使采购员能一切从公司利益出发，这是留给供应部每一个成员用实践来回答的问题。
第二部分，利用信息手段，制定采购的最优计划，实现成本控制
如果能正确掌握行情信息，正确估计未来价格取向，就能制定最优的采购计划，最大限度地降低采购成本。而这，就是信息的魅力。信息系统是指为决策提供依据而收集、整理、分析各种企业内部和外部与企业经营活动有关的质和量的资料系统。对信息系统进行分析至为重要，因为决策和战略制定的质量很大程度上取决于所收集信息的数量和质量。对我们来说，目前的信息主要集中在以下方面：
企业内部：
1.生产部门下一阶段的生产计划
2.销售部、市场部的产品销售情况
3.仓储物流部门的库存信息
4.新产品研发部门的信息
5.企业决策层下一阶段的战略
6.预测部门的研究报告
企业外部：
1.所采购产品的行情趋势
2.行业经济运行情况
3.国家相关的政策法规
4.行业内竞争对手的情况
5.与行业相关的社会活动
6.海外市场的情况
7.产品新材料或替代产品的研发情况
在收集汇总以上信息后，通常按照以下的4个步骤进行整理分析：
第一阶段是对行业和大环境相关的外部资料进行全面分析。总结出产品未来的发展趋势，价格趋势，以及产品是否有替代产品等，这是供方信息。
第二阶段是对企业内部的生产计划、战略规划、销售预测等进行分析，总结出企业的在不同时期的不同原料的需求状况，这是购方信息。
第三阶段是根据部门情况、供应商情况、资金情况等评定采购的能力。
第四阶段根据上面的三个情况汇总，制定具体的采购计划，做到从适当的供应商，在确保适当的品质下，于适当的时间，以适当的价格，获得适当数量的原料，从而达到保障生产供给，降低采购成本，减少库存耗费等目的。信息，是企业未来的重要核心竞争力之一，谁掌握了最及时最准确的信息，谁就能在市场上占得先机，获得优势。作为与市场结合最紧密的采购活动，信息更是采购人员的生命线。充分发挥信息的作用，为企业决胜未来提供重要的支撑。
现代的采购管理是一个大课题，对采购人员提出了更高的要求，全体采购人员更应该抓住企业发展的良好机遇，不断学习提升业务能力，用实际的工作来实现现代采购管理。