用重要性矩阵来决定采购谈判策略
作者: 来源: 文字大小:[大][中][小]
采购人员购买的产品是形形色色的，有的只是日常用品，有的却是一个要经过长时间谈判才能完成的大采购项目。所以最困难的是如何对不同的采购产品制定不同的谈判策略，因为不同的产品都有其不同的内部和外部重要性。
产品的外部市场重要性可从三个方面来理解。第一，从经济学角度来讲，供应方市场的两个极端是垄断和完全竞争，而大部分的是市场是属于寡占和不完全竞争。产品的被垄断程度越高，其外部重要性也越高。第二，从运作控制来讲，一个非常重要的市场可指其中的产品是有专利和产权的，而不重要的市场是指其中的产品都是日常用品或标准件，其中大多数竞争者的产品的可替代性很强。当然，这里还要考虑到产品的生命周期，同一个专利产品在生命周期的早期和晚期对应的谈判策略可能是不同的。第三方面要考虑的是市场的困难度。你要考虑到你的供应商是否很固执、很难打交道？对方的员工是否很难合作？对方是否很重视
客户服务？若困难度越大，外部重要性也越高。
内部重要性也要从几个方面来理解。第一个是数量，采购的量小，往往重要性就低；采购量大，重要性也就随之增长。要提醒的是上面的矩阵强调的是特定时间里的某一产品的地位。第二个方面就是价值。低价值的产品，即使采购量大，其内部重要性也不大，高价值的产品正好相反。第三方面是普遍深入性。若所采购的产品要用在自己大部分产品上的，即使使用量很小，其内部重要性也很高，因为大部分产品的生产都要依赖它。第四要考虑的是将来的用途。目前的使用量不大，但计划中将来的使用量很大，其内部重要性同样很高。
内外重要性程度都低的产品的谈判策略。这类产品通常指日用品和工业标准件，如复印纸，电器开关，螺丝螺帽等紧锢件。如果需求量低，那可以用电话定购、现场购买或blanketorder（概括定购），其目的就是尽量降低这类产品采购的行政方面的开支。这些物品一般价值较低，很容易买到，可归入常规区。
外部重要性低但内部重要性高的产品谈判策略。处在矩阵右下方的产品和常规区的产品都具有相似的外部市场特性，但采购量要大很多。由于这类产品的市场具有很强的竞争性，所以用市场驱动的策略，如竞标，会起到理想的效果。这里的量不单单指每次的采购量，也可指一段长时间内所需的总量。这类物品可化为合同区。处理这些产品的有效方法包括系统化的合同、由
供应商管理的库存以及其他类型的长期合约。要注意的是没有必要同所有的供应商都成为战略联盟或合伙关系，因为建立和维持这种关系是很耗时耗力的。在管理资源有限的情况下，我们应该把注意力集中在那些其产品能为我们提供竞争优势的供应商身上。但是，由于将来的用途或技术和市场的变化使这类产品上移至右上方区域（关系区）时，以上所讲的同供应商的关系就得重新考虑。所以产品所属的区有时是随时间而改变的，这时谈判策略也要重新评估。
外部重要性高而内部重要性低的产品的谈判策略。这类产品属于左上区，既警戒区。采购单位对这些产品的主动性很少，但又必须从难对付的供应商那里购买。这里值得一提的是采购商要向前看，预计该产品的将来用途是不是会增加。如果是，长期的战略可能就是设法建立伙伴关系；如果不是，工程部门可设法寻找替代品。产品的生命周期也是个重要考虑因素。这是个全新产品还是竞争对手已经出现？如果是后者，观望策略可能是较好的选择。无论怎样，对采购方来说，这是个较难把握的“区域”。有时可以采购总量为谈判砝码，看看有什么其它标准化产品（常规区）可从该供应商处购买，这可以使自己变得较主动。
内部和外部重要性都高的产品的谈判策略。右上方区域称为关系区。属于这个区域的产品特别需要重视。这些产品可能具有专利、产权、包含高尖端技术、或对创造和保持采购方的竞争优势十分关键。这时与供应商的伙伴关系或战略联盟策略是最适用的。对这类产品的谈判策略包括长期关注、互相利润核查以及将成本和利润分割。利润可通过谈判决定，成本则在紧密的伙伴关系的基础上一同进行处理，设法降低。
重要性矩阵和供应链。重要性矩阵的典型运用就是帮助采购方在谈判中能更好地对内外因素进行分析，从而制定相应的谈判策略。另一方面，以上概念也可用来分析供应链中其它的伙伴—供应商和客户。首先我们可以站在供应商的立场上，利用上述矩阵来估计供应商可能采取的策略。比如，如果采购方认为某产品的外部重要程度很高，根据前面的分析，这时就会采取相应的对策，比如等待观望。但是，如果采购商还意识到该产品的销售对供应商来说也极其重要，那么采购方可以对本来的策略进行调整，是自己变得较主动。
同样采购方也能对自己的客户进行分析。例如，购买本公司产品的客户是怎样看待该产品的内部重要性的？客户又是如何看待我们产品所处的市场的（外部重要性）？客户又会如何分析我们的谈判策略？结论。重要性矩阵是十分有用的工具，它不但能协助我们在多变的市场中对各种产品进行内外因素分析，还能帮我们分析供应链中的供应商或客户的可能策略，进而制定我们自己正确的谈判策略。如果对上述2X2矩阵运用熟练的话，还可将其扩展到3X3矩阵，在“低”与“高”之间加入“适中”，这可使决策过程更精确完美，使采购商真正做到知己知彼。