PDCA循环在图书馆管理中的应用
作者: 来源: 文字大小:[大][中][小]
一、PDCA循环在图书馆管理中的重要性
全面质量管理活动的运转,离不开管理循环的转动,对图书馆管理也一样,不论是提高服务质量,还是发挥图书馆的功能,都要运用PDCA循环的科学程序。
1.有利于构建图书馆完善的管理体系与创新体系
PDCA循环来源于图书馆的实践工作,在提出计划,制定计划之后,就要按照计划进行检查,看是否实现了预期效果,有没有达到预期的目标,通过检查找出问题和原因,最后就要进行处理,通过从实践中来到实践中去,大环套小环,一环扣一环的反复印证,客观、全面而有效地实现了组织的目标并使之动态地发展,在循环过程中不断对各部门产生的问题进行总结和反馈,肯定成功的经验并加以推广,将成功的经验和措施制订成标准、形成制度。同时找出失败的原因并加以总结,重新修正工作方式和思路,把成功和失败的教训都纳入图书馆相关的标准、制度和规定之中,使图书馆管理的思想方法和工作步骤更加条理化、系统化、图像化和科学化,从而构建完善的图书馆管理体系与创新体系。
2.能加强沟通,形成良好的工作氛围
PDCA循环在制定目标指标的过程中必须进行全面的调研,广泛征求馆员的意见和要求,制定出可行的计划,同时在实施计划中能及时发现问题,对于不达标项目及时整改,提出整改建议和意见,并在下一次检查整改效果,避免了类似问题的重复发生。在检查中无论是检查者还是被检查者都是一个互相学习、交流和沟通的过程。科学的管理调动了馆员工作的积极性,使馆员在工作中无懈怠现象发生,形成了良好的工作氛围,最充分地调动了人的主观能动性,最大限度地满足了个人和社会对图书馆的利用与需求。
二、PDCA循环在图书馆管理中的具体运用
1.计划阶段(P)
也称准备阶段,就是制定图书馆目标指标工作计划。在制定图书馆目标指标过程中必须结合图书馆的实际情况,全面进行调研,回顾上一循环取得的成绩,总结经验教训,根据上一循环或上一周期的质量监控结果,编制出各部门的工作计划,计划不仅包含目标,而且包含实现目标采取的措施,制定出详细的目标指标质量标准和支撑材料,并针对各部门过程发生的不同时间制定详细完成计划时间表,同时落实责任,将监控的实施任务分配给相应的管理人员。
2.执行阶段(D)
是PDCA循环的关键环节。图书馆员按制定的计划和措施具体组织实施,根据细化后的策划,把任务层层分解到人,使馆员各施其责,内部充分沟通、协作,严格按照既定进度实施。在实施过程中对各个环节必须有详细的记录材料,做到有据可查。同时在整个过程中,目标责任人应给予适当的提示与指导,确保目标指标的顺利进行。
3.检查阶段(C)
是实施PDCA循环的重要步骤。首先图书馆员可以根据计划的内容进行定期和不定期的自检、互检,从自己的服务内容和服务手段、读者到馆情况、业务工作质与量、读者的意见和建议、问题整改及布置工作完成情况等方面进行定期与不定期的检查,在检查中及时纠正和采取补救预防措施,不断完成自己负责的计划内容。图书馆目标指标责任人对照计划内容,定期或不定期检查各科室实际执行情况和执行效果,同时在检查中加强和馆员的交流和沟通,从馆员、读者的反馈和内部审核中了解读者或用户的意见,完善图书馆的服务,发挥图书馆的功能,达到不断改进质量管理体系的目的。
4.总结处理阶段(A)
是PDCA循环的升华过程。图书馆通过检查在计划时间内的实践情况和目标指标的完成情况,认真总结有效的经验、措施、准则,并将他们纳入到图书馆相应的标准、制度与规定之中,作为今后工作的依据;并详细分析在检查中出现的问题,加强与各部门责任人和馆员的交流沟通,共同寻找管理中存在的问题,结合图书馆总体发展目标,明确双方下一阶段需要共同改进的方面,制定出新的解决方案,并将其转入到下一个循环中去解决,如此循环运行,完成一个PDCA循环周期。
三、图书馆管理中运用PDCA循环模式应注意的问题
图书馆管理中运用PDCA循环模式应注意的问题有以下几点:
⑴对图书馆的工作目标、指标的制定要严谨、针对性强、有可操作性。落实每个循环的责任人,做到分工明确。
⑵提高馆员的实践能力。PDCA循环只是一种管理方法,而管理的关键在于人,要做好宣传,加强对图书馆员的培训,提高馆员应用循环解决问题的意识和能力。
⑶形成书面材料。在运用循环的过程中,须时刻注意材料的收集、整理,记录要全面,结果要真实,使下一个循环有据可查。
⑷PDCA循环不是在原地周而复始运转,必须持之以恒地认真执行下去,才能发挥图书馆最大功能作用。