质量管理工具：如何运用规格表示品质
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一、规格的概念
品质要从抽象的价值变成具体的形式，必须以规格表示。规格是对采购的产品或劳务的要求条件所作的精确说明，以作为生产制造的标准，并作为交货验收的依据。
规格内容除包括产品或劳务的名称、外观、尺寸、材料成分、强度、精密度、耗损率、不良率、色泽、表面处理、性能要求、重量、容积、安全保护、包装方式和单位包装量、标示内容或方法、验收要项、检验方法、允收水平、结构蓝图及交货安装等各种品质的特性外，还包括各种服务的特性，如服务效率、服务品质、次数、地点、方式、技术资料文件及训练、电脑软件及技术管理顾问的咨询服务与其权利义务等。换句话说，规格是买方将采购产品的要求品质及一切条件告知卖方的文书说明，也是验收时可否予以接收的依据。
二、规格设计的原则
制定规格，虽然是工程或技术人员的责任，但为了使其所编订的规格符合采购要求，
采购人员制定规格时，应多加留意，并提供适当的建议。有关规格设计的一般原则：
1.通用原则
一般性物料，尽量采用国际性及通用性的规格。
①符合标准化要求，可保证品质优良；
②假如不使用通用规格，必须特别加工，势必提高价格；
②容易把握料源，后续补充较容易。
2.新颖原则
规格设计力求新颖，并以适应新发明原料及制造方法为原则。
①利于后续补充
旧产品可能不再供应。
②符合时代要求
旧产品性能落伍，遇到市场变动，必遭淘汰或沦为二流产品。
3.标准公差原则
规格须有合理的公差。
①易于获得
无合理的公差，厂商多不愿承制。
②可获较合理的价格
无公差的产品，厂商无交货把握，必提高报价以避免风险。
③可迅速交货
有合理公差，容易掌握制造品质，容易控制时效。
4.主要规格及次要规格的区分原则
主要规格力求清晰与明确，次要规格应具有弹性。
①主要规格
就是主要功能，如不明确，定得太过简单粗陋，非但失去设定品质标准的意义，而且承制商也失去制造的依据，日后交货检验会发生争端。
②次要规格
就是次要功能，避免有不必要的限制，否则就会变成主次要规格轻重不分，一般厂商无法供应。
三、规格选用顺序
1.国内购案使用的规格选用顺序
①国家标准
凡有国家标准可用者，原则上不应使用其他规格采购。
②各公会或学会制定的标准
如无国家标准可用，则可考虑使用国内各公会或学会、协会、委员会所制定的标准。
2.国外购案使用的规格选用顺序
①国际通用规范
凡是有国际通用规范可采用者，不得使用其他规格采购。
②其他国家规格但有通用性者
3.补助规格的使用及限制
①厂商设计规格
如买方本身无能力编订规格，可考虑请国内具有工业水平及检验能力的厂商代为设计规格。厂商设计的规格，最好先经过专业人员审订后才能使用。
②以产品性能采购
采购时如无规格可供采用，可用性能作为采购物的要求条件，要求厂商先行提供规格，经选定可用的规格后，再要求规格合用的厂商进行比价，决标签约。经选定的厂商规格，决标签约交货情形良好者，可列这种规格为日后采购的参考。
③蓝图、照片、说明书
仅能作为规格的补助资料，不能单独用以作为采购的唯一依据。